Slackに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する

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■概要

Slackでのファイル共有は便利ですが、共有されたファイルを都度PDFに変換し、指定のストレージへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されるだけで、RPAが自動でPDF形式に変換しDropboxへ保存します。報告書や各種資料のフォーマット統一と格納といった、定型的なファイル管理業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

Slackで共有されるファイルの形式を統一して管理したいと考えている方
手作業でのファイル変換やアップロードに時間がかかり、非効率だと感じている方
RPAを活用してブラウザ上の定型作業を自動化し、業務効率化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Slackへのファイル投稿をきっかけに、PDFへの変換とDropboxへの格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルの変換忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、SlackとDropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
次に、オペレーションの「ブラウザを操作する」で、ダウンロードしたファイルをPDFに変換するブラウザ上の操作を記録します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイルのPDF変換に利用するWebツールや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
Slackのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャンネルを任意で指定することが可能です。
Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定できます。

■注意事項

‍‍Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691