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「画像の中の文字をいちいち手入力するのが面倒…」
「紙の書類や名刺をデータ化するのに時間がかかって、他の仕事が進まない…」
このように、画像に含まれるテキスト情報を手作業でデータ化する業務に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定の場所に画像ファイルをアップロードするだけで、自動的に文字情報を抽出し、データベースやスプレッドシートに記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、入力ミスなく迅速に情報資産を活用し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールに保存された画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、他のツールに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Notionなどのデータベースサービスに画像ファイルが追加された際に、自動でテキストを抽出し、記録する</span>ことができるので、手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、情報管理を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Trelloなどのタスク管理ツールに追加された画像ファイルからテキストを抽出し、Excelなどに自動で記録する</span>ことができるため、タスクに関連する書類や画像の情報を手間なくデータ化し、一元管理できます。
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールに投稿された画像からテキストを抽出し、スプレッドシートなどに自動で記録する</span>ことができるので、チャット上の情報を効率的に整理・活用できます。
それではここから代表的な例として、Notionに画像ファイルが追加された際に、自動でテキスト情報を抽出し、同じレコードに追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
NotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
NotionとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにNotionが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Notionに画像ファイルが追加されたらOCRし、結果をレコードに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するNotionに、画像ファイルを追加しておきましょう！
※後続のNotionのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のような画像ファイルを用意してみました。
テスト用のため、画像ファイルの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※以下のようなデータベースを作成し、画像ファイルを追加しました。こちらのデータベースにOCRした結果を追加します。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「データベースID」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「分岐する」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしてください。
「Notionと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「データベースID」は、事前に作成したデータベースを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※左側の一意の値に対応する値を、右側に設定します。
設定完了後は「テスト」を行い、レコード取得に成功したことを確認してください。
確認後、保存しましょう。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルURL」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Notionにデータを追加するため、Notionに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを更新する（ID検索）」をクリックしましょう。
「Notionと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「データベースID」は、事前に作成したNotionを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「更新したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※左側の一意の値に対応する値を、右側に設定します。
「更新後のレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※各項目は、事前に作成したシート内の項目が表示されます。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にNotionにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
OCR機能と連携アプリのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
OCR機能を使うと、フォームに添付されたPDFファイルを読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知したり、名刺情報を読み取り、JUST.DBに登録したりできます。また、Google Driveに追加されたファイルを読み取り、Anthropic（Claude）で要約後、Gmailでメールを送信したり、Boxに格納されたファイルを読み取り、Hugging Faceで分析してSlackに通知したりすることも可能です。さらに、Google Driveにファイルを読み取り、Groqで要約してSlackに通知するといった自動化も行えます。
画像からのテキスト抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書や領収書、名刺などのデータ入力や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、バックオフィス業務や顧客管理が効率化され、本来集中すべきコア業務に時間をしっかりと使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:OCRの文字認識精度はどのくらい？
A:YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。項目名が明確・値がユニーク・6500文字以内などの場合は高精度で抽出できますが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が下がってしまうことがあります。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q:文字の読み取りに失敗した場合はどうなる？
A:OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、フローボットが停止します。Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは、ヘルプページをご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:日本語以外の言語も読み取れる？
A:はい、読み取れます。
画像・PDFから文字を読み取る設定の「言語」で、読み取る言語を設定できます。日本語の他に英語を選択できます。
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