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「会議の録音データを共有したいけど、ファイル形式がバラバラで困る…」
「インタビュー音源をMP3に変換する作業に、毎回時間を取られている…」
このように、音声ファイルの形式変換という単純ながらも避けて通れない作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールやフォームなどで受け取った様々な形式の音声ファイルを、自動で汎用性の高いMP3形式に変換し、一元管理できる仕組み</span>があれば便利ですよね。
こうした定型業務から解放され、音声コンテンツの活用や分析といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務をスムーズにしてくれるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">受け取った音声ファイルをMP3形式に自動で変換する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールで受け取った音声ファイルをMP3形式に自動で変換するための具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
手作業でのファイル変換の手間をなくし、ファイル管理を効率化できれば、より重要な業務に集中できるようになりますよね。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで音声ファイルが添付されたメールを受信した際に、自動でMP3形式に変換</span>できます。
メールを確認してから手動で変換する手間を削減し、迅速なファイル活用を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで音声ファイルが送信された際に、そのファイルを自動でMP3形式に変換</span>することもできます。
アンケートや投稿フォームから取得した音声データを効率的に処理したいときにおすすめです！
<span class="mark-yellow">OneDriveなどのオンラインストレージに音声ファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にMP3形式へ変換</span>できます。
チームでのファイル共有や、バックアップ作業でファイル形式を統一する際に便利な自動化です！
それではここから代表的な例として、Gmailで音声ファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能を使って自動でMP3形式に変換し、Boxにファイルを保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Boxをクリックします。
以下のような画面が出るので、必要事項を入力し、「承認」をクリックします。
アクセス権限を付与の画面が表示されるので、内容を確認しアクセスを許可しましょう。
マイアプリにBoxが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「キーワード」を設定します。
今回は音声ファイルを検知したいため、「音声」と入力しました。
実際にテストメールを連携したアカウントへ送信し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値（アウトプット）にメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
キーワードに合致するメールに添付ファイルがあった場合、次のフローヘ進むように設定を行います。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
テンプレートで既に設定されているため、内容を確認し「保存する」をクリックしましょう。
Gmailに添付されていたファイルをMP3ファイルに変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションでは、「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール 」というChrome拡張機能が追加されている必要があります。また、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しているため、設定の際はこちらもチェックしてくださいね。
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回はテンプレートで既に設定されていますが、実際にファイルが変換できるかのテストを行います。
※稀にエラーが発生することがありますが、少し時間をおいて再実行すると改善します。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
もし別のサイトを使用する際には、2以降のアクションを削除してから再設定が必要です。
設定ができたら「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認できたら「保存する」をクリックします。
変換したMP3ファイルをBoxにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ファイル名には以下のように表示される「取得した値」から、ファイルを選択しましょう。
注釈に従い、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にBoxにファイルがアップロードされたか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGmailを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Slackと連携することで、特定の条件に合致するメールを受信したときに、内容を指定のチャンネルへ自動通知できます。
これにより、手動での転記や通知作業が削減されるため、業務の精度アップや効率化を図りたいときにおすすめです。
音声ファイルをMP3に変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換にかかる時間と手間を大幅に削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、音声ファイルを受け取ってから実際に活用するまでのリードタイムが短縮され、コンテンツ制作や議事録作成といった後続の業務にスムーズに着手できるはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築しやすいです。
もし音声ファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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