Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換やファイル管理に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Gmailで音声ファイルを受信した際に、RPA機能で自動的にMP3へ変換し、指定した`Box`のフォルダに格納する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にMP3への変換を行っており、作業の手間を削減したいと考えている方
・Gmailで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、手作業での移行に課題を感じる方
・音声ファイルの管理プロセスを自動化し、後続のコア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「会議の録音データを共有したいけど、ファイル形式がバラバラで困る…」
「インタビュー音源をMP3に変換する作業に、毎回時間を取られている…」
このように、音声ファイルの形式変換という単純ながらも避けて通れない作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、メールやフォームなどで受け取った様々な形式の音声ファイルを、自動で汎用性の高いMP3形式に変換し、一元管理できる仕組みがあれば便利ですよね。
こうした定型業務から解放され、音声コンテンツの活用や分析といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務をスムーズにしてくれるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、受け取った音声ファイルをMP3形式に自動で変換する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換やファイル管理に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Gmailで音声ファイルを受信した際に、RPA機能で自動的にMP3へ変換し、指定した`Box`のフォルダに格納する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にMP3への変換を行っており、作業の手間を削減したいと考えている方
・Gmailで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、手作業での移行に課題を感じる方
・音声ファイルの管理プロセスを自動化し、後続のコア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
音声ファイルをMP3形式に自動変換する連携パターン
ここでは、様々なツールで受け取った音声ファイルをMP3形式に自動で変換するための具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
手作業でのファイル変換の手間をなくし、ファイル管理を効率化できれば、より重要な業務に集中できるようになりますよね。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した音声をMP3に変換する
Gmailなどで音声ファイルが添付されたメールを受信した際に、自動でMP3形式に変換できます。
メールを確認してから手動で変換する手間を削減し、迅速なファイル活用を実現しましょう！
Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換やファイル管理に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Gmailで音声ファイルを受信した際に、RPA機能で自動的にMP3へ変換し、指定した`Box`のフォルダに格納する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にMP3への変換を行っており、作業の手間を削減したいと考えている方
・Gmailで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、手作業での移行に課題を感じる方
・音声ファイルの管理プロセスを自動化し、後続のコア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
フォームで受け付けた音声をMP3に変換する
Googleフォームなどで音声ファイルが送信された際に、そのファイルを自動でMP3形式に変換することもできます。
アンケートや投稿フォームから取得した音声データを効率的に処理したいときにおすすめです！
Googleフォームで音声ファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、音声ファイルを手作業でMP3に変換する作業に時間を取られていませんか。
専用の変換ツールを毎回立ち上げ、ファイルをアップロードしてダウンロードする一連の操作は、地味ながらも手間のかかる業務です。
このワークフローは、Googleフォームに音声ファイルが送信されるだけで、RPAが自動でMP3へ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納するため、定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に発生する音声ファイルのMP3変換作業を自動化したい方
・Web上の変換ツールを使った手作業に手間を感じている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを活用し、ファイル管理を効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ストレージ上の音声をMP3に変換する
OneDriveなどのオンラインストレージに音声ファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にMP3形式へ変換できます。
チームでのファイル共有や、バックアップ作業でファイル形式を統一する際に便利な自動化です！
OneDriveに音声ファイルがアップロードされたら、RPAでMP3に変換する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビュー音源など、様々な音声ファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていないでしょうか。
毎回オンラインの変換ツールを探して手作業でファイルを処理するのは、時間がかかる上に非効率です。
このワークフローを活用すれば、OneDriveに音声ファイルをアップロードするだけで、ファイル変換から保存までの一連の流れが自動で完了するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に発生する音声ファイルのMP3への変換作業を自動化したい方
・OneDrive上でファイル管理を行っており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
・RPAなどを活用して、ファイル形式の変換を効率化したい方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Gmailで受信した音声をMP3に変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで音声ファイルが添付されたメールを受信した際に、RPA機能を使って自動でMP3形式に変換し、Boxにファイルを保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、分岐設定、ブラウザを操作する設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換やファイル管理に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Gmailで音声ファイルを受信した際に、RPA機能で自動的にMP3へ変換し、指定した`Box`のフォルダに格納する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にMP3への変換を行っており、作業の手間を削減したいと考えている方
・Gmailで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、手作業での移行に課題を感じる方
・音声ファイルの管理プロセスを自動化し、後続のコア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：GmailとBoxのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Boxのマイアプリ連携
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Boxをクリックします。
以下のような画面が出るので、必要事項を入力し、「承認」をクリックします。
アクセス権限を付与の画面が表示されるので、内容を確認しアクセスを許可しましょう。
マイアプリにBoxが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」のアイコンをクリックします。
GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAがの変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方
・GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方
・定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「キーワード」を設定します。
今回は音声ファイルを検知したいため、「音声」と入力しました。
実際にテストメールを連携したアカウントへ送信し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値（アウトプット）にメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コマンドオペレーションの設定
キーワードに合致するメールに添付ファイルがあった場合、次のフローヘ進むように設定を行います。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
テンプレートで既に設定されているため、内容を確認し「保存する」をクリックしましょう。
※「分岐」の設定方法
ステップ5：ブラウザを操作する
Gmailに添付されていたファイルをMP3ファイルに変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションでは、「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール 」というChrome拡張機能が追加されている必要があります。また、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しているため、設定の際はこちらもチェックしてくださいね。
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回はテンプレートで既に設定されていますが、実際にファイルが変換できるかのテストを行います。
※稀にエラーが発生することがありますが、少し時間をおいて再実行すると改善します。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
もし別のサイトを使用する際には、2以降のアクションを削除してから再設定が必要です。
※再設定を始める方法
設定ができたら「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認できたら「保存する」をクリックします。
ステップ6：Boxにアップロードする
変換したMP3ファイルをBoxにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ファイル名には以下のように表示される「取得した値」から、ファイルを選択しましょう。
注釈に従い、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にBoxにファイルがアップロードされたか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGmailを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Slackと連携することで、特定の条件に合致するメールを受信したときに、内容を指定のチャンネルへ自動通知できます。
これにより、手動での転記や通知作業が削減されるため、業務の精度アップや効率化を図りたいときにおすすめです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
音声ファイルをMP3に変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換にかかる時間と手間を削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、音声ファイルを受け取ってから実際に活用するまでのリードタイムが短縮され、コンテンツ制作や議事録作成といった後続の業務にスムーズに着手できるはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築しやすいです。
もし音声ファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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