Googleフォームで音声ファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しGoogle Driveに格納する

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■概要

会議の録音やインタビューなど、音声ファイルを手作業でMP3に変換する作業に時間を取られていませんか。専用の変換ツールを毎回立ち上げ、ファイルをアップロードしてダウンロードする一連の操作は、地味ながらも手間のかかる業務です。このワークフローは、Googleフォームに音声ファイルが送信されるだけで、RPAが自動でMP3へ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納するため、定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

定期的に発生する音声ファイルのMP3変換作業を自動化したい方
Web上の変換ツールを使った手作業に手間を感じている方
GoogleフォームとGoogle Driveを活用し、ファイル管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームにファイルが送信されると、MP3に変換する作業と保存が自動で完結し、手作業の時間を削減できます
手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換形式の間違いや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された音声ファイルを取得します
次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでファイルをMP3に変換する操作を行います
次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、変換後のファイル情報などをWebページから抽出します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・抽出したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、音声ファイルの受付に使用する任意のフォームを指定してください
RPA機能の設定では、利用したいファイル変換サイトのURLや、クリックするボタン、アップロードするファイルなどの一連のブラウザ操作を自由に設定できます
AI機能によるテキスト抽出では、RPA機能で操作したページから、変換後のファイル名やダウンロードURLなど、抽出したい情報を任意で指定可能です
Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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