Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する

■概要

会議の録音やインタビューなど、音声ファイルをメールで受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換やファイル管理に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Gmailで音声ファイルを受信した際に、RPA機能で自動的にMP3へ変換し、指定したBoxのフォルダに格納する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にMP3への変換を行っており、作業の手間を削減したいと考えている方
• Gmailで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、手作業での移行に課題を感じる方
• 音声ファイルの管理プロセスを自動化し、後続のコア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からMP3への変換、Boxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業に起因するファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、音声ファイル管理の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを操作して、受信した音声ファイルをMP3形式に変換します
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意に設定してください
• 分岐機能では、受信したメールの送信元アドレスや添付ファイルの有無など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
• RPA機能では、操作するオンライン変換サイトのURLや画面操作の手順を、実際の環境に合わせて設定してください
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意に指定できます。ファイル名にはメールの件名など、前段のステップで取得した情報を活用することも可能です

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。