動画や画像ファイルをGIFに変換する際、「ひとつひとつツールで変換するのが面倒…」「変換後のファイルをストレージにアップロードし直すのが手間…」 と感じることはありませんか？
もし、メールやチャットツールで受け取ったファイルを自動でGIFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに直接保存できる仕組み があれば、こうした定型業務から解放され、より創造的な業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められます。これまでかかっていた手間や時間も大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには動画や画像ファイルをGIFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーから自動化を体験してみましょう！
Gmailでファイルを受信したら、RPAでGIFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルを、その都度手作業でGIFに変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に定期的に発生する場合、毎回オンラインツールで`convert to gif`の作業を行うのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、`Gmail`で特定のファイルを受信した際に、RPAが自動でGIFに変換し`Google Drive`へ格納する一連のプロセスを自動化でき、こうしたファイル変換に関わる定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したファイルを`convert to gif`する作業を手作業で行っている方 `Gmail`や`Google Drive`を日常的に利用し、ファイル管理を自動化したいと考えている方 Webサイト上の操作を含め、複数のアプリケーションを横断する業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
`Gmail`でのファイル受信をきっかけに、GIFへの変換から`Google Drive`への格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、`Gmail`と`Google Drive`をYoomと連携します。 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイト上での操作を記録させます。 最後に、オペレーションで`Google Drive`の「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、GIF変換に使用したい任意のWebサイトを指定し、操作内容を記録してください。 `Google Drive`の「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のファイルを格納したい`Google Drive`内のフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
ファイルをGIFに変換し自動で格納する方法
普段お使いの様々なツールで受け取ったファイルをGIFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに自動で格納する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信したファイルをGIFに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、自動でGIF変換処理を行い、指定のオンラインストレージに格納できます。
メールでのファイル管理と変換作業を一括で効率化できるのが大きな特長です。
Gmailでファイルを受信したら、RPAでGIFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルを、その都度手作業でGIFに変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に定期的に発生する場合、毎回オンラインツールで`convert to gif`の作業を行うのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、`Gmail`で特定のファイルを受信した際に、RPAが自動でGIFに変換し`Google Drive`へ格納する一連のプロセスを自動化でき、こうしたファイル変換に関わる定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したファイルを`convert to gif`する作業を手作業で行っている方 `Gmail`や`Google Drive`を日常的に利用し、ファイル管理を自動化したいと考えている方 Webサイト上の操作を含め、複数のアプリケーションを横断する業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
`Gmail`でのファイル受信をきっかけに、GIFへの変換から`Google Drive`への格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、`Gmail`と`Google Drive`をYoomと連携します。 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイト上での操作を記録させます。 最後に、オペレーションで`Google Drive`の「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、GIF変換に使用したい任意のWebサイトを指定し、操作内容を記録してください。 `Google Drive`の「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のファイルを格納したい`Google Drive`内のフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
チャットツールに投稿されたファイルをGIFに変換する
Slackなどのチャットツールにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でGIFに変換し、OneDriveなどのオンラインストレージに保存できます。
チーム内のファイル共有や管理がよりスムーズに行えるようになります。
Slackでファイルが投稿されたら、RPAでGIFに変換してOneDriveに格納する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有された動画ファイルなどを、手作業でGIFに変換していませんか？こうした作業は頻度が高いと手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されると、RPAがブラウザを操作して自動でGIFに変換（convert to gif）し、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業による変換と保存の手間を削減し、クリエイティブ制作などの業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
動画からGIFへの変換（convert to gif）作業を頻繁に行うマーケティングや広報の担当者の方 Slackで共有された素材を、GIF形式でOneDriveに整理・保管しているチームの方 手作業でのファイル変換やアップロード作業をなくし、チーム全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿を起点にGIFへの変換からOneDriveへの格納までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮します 手動でのファイル変換やアップロード作業で起こりがちな、保存先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します オペレーションで、まずSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」するアクションを設定します 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルをGIFに変換する操作を設定します 次に、AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定します 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、GIFへの変換（convert to gif）で使用するWebサイトのURLや、サイト上での操作内容を任意で設定してください OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください ■注意事項
SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで受信したファイルをGIFに変換する
Googleフォームなどでファイルが送信されたら、自動的にGIFへ変換し、Dropboxなどのオンラインストレージへ格納できます。
アンケートや応募フォームで集まったファイルを、すぐに活用できる形式で一元管理できる点が魅力です。
Googleフォームでファイルが送信されたら、RPAでGIFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
動画ファイルなどをGIFに変換する作業は、単純ですが意外と手間がかかるものです。特に、複数のファイルを処理する場合、一つひとつ手作業で`convert to gif`を行うのは非効率ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能が自動でGIFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納します。これにより、ファイル変換に関わる一連の手作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
手作業での`convert to gif`作業に多くの時間を費やしているマーケティング担当者の方 GoogleフォームやDropboxを使い、ファイル授受や管理のプロセスを自動化したい方 安全な環境でファイル変換フローを構築し、業務の標準化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に`convert to gif`の処理が自動で実行されるため、変換やアップロードといった手作業の時間を短縮できます。 ファイル変換から指定フォルダへの格納までフローが統一されるため、担当者による作業のばらつきがなくなり、業務の属人化を防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールなどを操作してファイルをGIFに変換します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、ファイル情報以外に、後続の処理で利用したい項目を任意で取得するように設定してください。 RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定する際に、GIF変換で利用するサイトを指定し、実際の操作内容を記録してください。 Dropboxでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のGIFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
メールで受信したファイルをGIFに変換し、格納するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Gmailで特定のファイルを受信したら、RPAでGIFに変換してGoogle Driveに自動で格納するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでファイルを受信したら、RPAでGIFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルを、その都度手作業でGIFに変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に定期的に発生する場合、毎回オンラインツールで`convert to gif`の作業を行うのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、`Gmail`で特定のファイルを受信した際に、RPAが自動でGIFに変換し`Google Drive`へ格納する一連のプロセスを自動化でき、こうしたファイル変換に関わる定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したファイルを`convert to gif`する作業を手作業で行っている方 `Gmail`や`Google Drive`を日常的に利用し、ファイル管理を自動化したいと考えている方 Webサイト上の操作を含め、複数のアプリケーションを横断する業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
`Gmail`でのファイル受信をきっかけに、GIFへの変換から`Google Drive`への格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、`Gmail`と`Google Drive`をYoomと連携します。 次に、トリガーで`Gmail`を選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイト上での操作を記録させます。 最後に、オペレーションで`Google Drive`の「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、GIF変換に使用したい任意のWebサイトを指定し、操作内容を記録してください。 `Google Drive`の「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のファイルを格納したい`Google Drive`内のフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ連携
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
GmailでWMVを受信したら、RPAでMP4に変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
動画ファイルを扱う業務の中で、WMV形式のファイルをMP4に変換する作業に手間を感じていませんか。特に、メールで受信したファイルを都度手動で変換し、クラウドストレージに保存する作業は時間がかかるものです。このワークフローは、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPA機能が自動でMP4形式へ変換し、Google Driveへ格納するため、ファイル形式の変換から保存までの一連のタスクを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的に発生するwmvからmp4へのファイル変換作業を自動化したいと考えている方 メールで受信した動画ファイルの管理や形式変換に手間を感じているチームや担当者の方 GmailとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理の効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、wmvからmp4への変換とGoogle Driveへの保存が自動化され、手作業の時間を短縮できます 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、WMVファイルが添付されたメールを特定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してWMVをMP4に変換する操作を記録し、自動化します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP4ファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定する際、ファイル変換で使用するサイトのURLを任意で設定してください Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、変換後のファイルを格納したいフォルダを任意で設定してください ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
次に「ラベル」を設定します。（まだ作成していない場合はGmailの設定
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！ 以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
※取得した値に関して、詳しくはこちら
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ブラウザを操作する
Gmailに添付されていたファイルをGIFァイルに変換するための設定を行います。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
ステップ5：Google Driveにアップロードする
変換したGIFファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
格納先のフォルダIDは以下のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように取得した値から、変換後のファイルをクリックしましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveにアップロードができているか確認しましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google Driveと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
ここでは、Google Driveを起点とした便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされる画像を都度確認し、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveに新しい画像が追加されると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果をChatworkへ即座に通知する一連の流れを自動化でき、手作業による画像確認や報告の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveにアップされる画像の内容を定期的に確認・共有しているご担当者の方 AIを活用して、画像に写っているオブジェクトの特定や説明文の生成を自動化したい方 日々の定型業務を効率化し、より創造的な業務に時間を割きたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの画像アップロードを起点に、Geminiでの解析とChatworkへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による画像の見落としや、報告内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Gemini、ChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションと「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、画像の内容を解析させます。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した内容を指定したチャットルームに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、どのような情報を画像から抽出したいか、プロンプトを自由にカスタマイズして設定することが可能です。 Chatworkの「メッセージを送る」アクションでは、通知先のルームIDを任意で設定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストを追加したり、Geminiの解析結果などの動的な値を埋め込んだりすることができます。 ■注意事項
Google Drive、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
様々な形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に、日常的に発生するPDFへの変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードを起点に、CloudConvertが自動でPDFに変換し、指定の宛先にGmailで送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理しているファイルを日常的にPDFへ変換し、メールで共有している方 手作業によるPDFへの変換作業に手間やミスを感じ、自動化を検討している方 ファイル形式の変換から共有までの一連の業務フローを標準化し、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存後、手動で行っていたPDFへの変換やメール送信作業が自動化され、ファイル共有に関わる業務時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換ミスや、メールへの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、CloudConvert、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、分岐機能を追加し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理に進むよう設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、データ抽出機能で正規表現を用いて、ファイル名などから必要な情報を抽出します 次に、CloudConvertでファイルをアップロード後、PDF形式への変換を実行し、変換されたファイルをダウンロードします 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象フォルダを任意で指定できます 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段で取得した情報をもとに、PDF変換処理に進むかどうかなどの条件を自由にカスタマイズ可能です データ抽出機能では、正規表現を用いてファイル名から特定の情報を抽出し、後続のGmailの件名や本文に利用するなど、柔軟な設定ができます Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意の内容に設定でき、前段で取得した情報を変数として本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google Drive、CloudConvert、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください. トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でテキストをコピーして関係者に通知するといった業務に手間を感じてはいないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで書類を管理し、内容の確認や通知を手作業で行っている方 OCR機能を活用して、PDFなどのファイルからテキスト情報を効率的に抽出したい方 Google Chatを主要な連絡手段としており、情報共有の迅速化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロード後の内容確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるテキストの転記ミスや、関係部署への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、読み取ったテキスト情報を含めて通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルが格納されるフォルダを任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、読み取り対象のファイル形式や抽出したい項目、読み取り言語などを業務内容に合わせて設定してください。 Google Chatへの通知設定では、メッセージを送るスペースのリソース名や、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しSlack通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知できるため、手作業での確認や転記作業をなくし、関連業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存された画像ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方 OCRで抽出したテキストデータを手動でSlackに共有している業務担当者の方 請求書や領収書などの書類処理フローを自動化し、業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からSlack通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業でのデータ転記が不要になるため、読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、画像ファイルから抽出したい項目（例えば、請求書番号や金額など）を任意で設定することが可能です。 Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に指定できるほか、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得したテキストデータなどを埋め込んだりといった柔軟なカスタムができます。 ■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
ファイルの手動変換やアップロード作業を自動化することで、これまで一つ一つ行っていた定型業務の手間をまるごと削減し、ファイル名の付け間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。 これにより、手作業から解放され、本来時間をかけるべきクリエイティブな業務やコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール『Yoom』を使えば、プログラミングの知識がない方でも始められます。さまざまなアプリケーションを自由に組み合わせて、直感的な操作で簡単に自動化が可能です。まずは無料登録フォームから、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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