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動画や画像ファイルをGIFに変換する際、「ひとつひとつツールで変換するのが面倒…」「変換後のファイルをストレージにアップロードし直すのが手間…」と感じることはありませんか？
複数のファイルを手作業で処理すると、時間がかかるうえに、同じ作業の繰り返しでうんざりしてしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">メールやチャットツールで受け取ったファイルを自動でGIFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに直接保存できる仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より創造的な業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められます。これまでかかっていた手間や時間も大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">動画や画像ファイルをGIFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーから自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取ったファイルをGIFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに自動で格納する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、自動でGIF変換処理を行い、指定のオンラインストレージに格納できます。</span>
メールでのファイル管理と変換作業を一括で効率化できるのが大きな特長です。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でGIFに変換し、OneDriveなどのオンラインストレージに保存できます。</span>
チーム内のファイル共有や管理がよりスムーズに行えるようになります。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイルが送信されたら、自動的にGIFへ変換し、Dropboxなどのオンラインストレージへ格納できます。</span>
アンケートや応募フォームで集まったファイルを、すぐに活用できる形式で一元管理できる点が魅力です。
それでは代表的な例として、Gmailで特定のファイルを受信したら、RPAでGIFに変換してGoogle Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。（まだ作成していない場合はGmailの設定から、ラベルを作成しておきましょう。）
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択してください。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Gmailに添付されていたファイルをGIFァイルに変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回はテンプレートで既に設定されていますが、実際にファイルが変換できるかのテストを行います。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認出来たら「保存する」をクリックします。
変換したGIFファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
格納先のフォルダIDは以下のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように取得した値から、変換後のファイルをクリックしましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveにアップロードができているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、Google Driveと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、アップロードされたファイルのテキスト抽出やPDFのOCR処理、ファイル変換、画像のAI解析といった業務を自動化することで、手作業による負担を減らし、チーム内での情報共有やデータ管理もスムーズに行えます。
ここでは、Google Driveを起点とした便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
ファイルの手動変換やアップロード作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで一つ一つ行っていた定型業務の手間をまるごと削減し、ファイル名の付け間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>これにより、手作業から解放され、本来時間をかけるべきクリエイティブな業務やコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール『Yoom』を使えば、プログラミングの知識がない方でも始められます。さまざまなアプリケーションを自由に組み合わせて、直感的な操作で簡単に自動化が可能です。
まずは無料登録フォームから、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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