■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知できるため、手作業での確認や転記作業をなくし、関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存された画像ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方
• OCRで抽出したテキストデータを手動でSlackに共有している業務担当者の方
• 請求書や領収書などの書類処理フローを自動化し、業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からSlack通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、画像ファイルから抽出したい項目（例えば、請求書番号や金額など）を任意で設定することが可能です。
• Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に指定できるほか、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得したテキストデータなどを埋め込んだりといった柔軟なカスタムができます。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924