■概要
Google Driveにアップロードされる請求書や申込書などのPDFファイル。その都度ファイルを開いて内容を確認し、関係者に手作業で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されると、YoomのOCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をSlackに通知するため、一連の確認・通知業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveでPDFファイルを管理し、手作業で内容確認や通知を行っている方
- 請求書や申込書など、定型書類の処理業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による書類の確認漏れや、関係者への通知遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFファイルのアップロードから内容の読み取り、通知までを自動化し、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による確認時の読み間違いや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい項目（例：請求金額、会社名、日付など）を任意で設定することが可能です。
- Slackへのメッセージ送信では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にOCR機能で取得した情報を変数として埋め込み、動的な通知内容を作成できます。
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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