Googleフォームでファイルが送信されたら、RPAでGIFに変換してDropboxに格納する

■概要

動画ファイルなどをGIFに変換する作業は、単純ですが意外と手間がかかるものです。特に、複数のファイルを処理する場合、一つひとつ手作業で`convert to gif`を行うのは非効率ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能が自動でGIFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納します。これにより、ファイル変換に関わる一連の手作業を自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業での`convert to gif`作業に多くの時間を費やしているマーケティング担当者の方
• GoogleフォームやDropboxを使い、ファイル授受や管理のプロセスを自動化したい方
• 安全な環境でファイル変換フローを構築し、業務の標準化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に`convert to gif`の処理が自動で実行されるため、変換やアップロードといった手作業の時間を短縮できます。
• ファイル変換から指定フォルダへの格納までフローが統一されるため、担当者による作業のばらつきがなくなり、業務の属人化を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールなどを操作してファイルをGIFに変換します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ファイル情報以外に、後続の処理で利用したい項目を任意で取得するように設定してください。
• RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定する際に、GIF変換で利用するサイトを指定し、実際の操作内容を記録してください。
• Dropboxでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のGIFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。