Google Driveにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換しGmailに送信する

‍■概要

様々な形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に、日常的に発生するPDFへの変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードを起点に、CloudConvertが自動でPDFに変換し、指定の宛先にGmailで送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで管理しているファイルを日常的にPDFへ変換し、メールで共有している方
• 手作業によるPDFへの変換作業に手間やミスを感じ、自動化を検討している方
• ファイル形式の変換から共有までの一連の業務フローを標準化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル保存後、手動で行っていたPDFへの変換やメール送信作業が自動化され、ファイル共有に関わる業務時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換ミスや、メールへの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、CloudConvert、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、分岐機能を追加し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、データ抽出機能で正規表現を用いて、ファイル名などから必要な情報を抽出します
6. 次に、CloudConvertでファイルをアップロード後、PDF形式への変換を実行し、変換されたファイルをダウンロードします
7. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象フォルダを任意で指定できます
• 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段で取得した情報をもとに、PDF変換処理に進むかどうかなどの条件を自由にカスタマイズ可能です
• データ抽出機能では、正規表現を用いてファイル名から特定の情報を抽出し、後続のGmailの件名や本文に利用するなど、柔軟な設定ができます
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意の内容に設定でき、前段で取得した情報を変数として本文に差し込むことも可能です

■注意事項

• Google Drive、CloudConvert、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください.
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。