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「Wordや画像ファイルをPDFに変換する作業、毎回オンラインツールを開いて手作業で行うのは面倒…」
「複数のファイルをまとめて変換したいのに、一つひとつアップロードして変換するのは時間がかかる…」
このように、日常的なファイル形式の変換作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにファイルを保存するだけで自動的にPDFに変換されたり、メールで受け取った添付ファイルを自動でPDF化してクラウドストレージに保存したりできる仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放され、ファイル管理や共有といった本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ストレージサービスに格納されたファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で発生する様々なファイルを、オンラインツールを使って自動でPDFに変換する連携パターンを具体的なテンプレートでご紹介します。
メールで受信したファイルや、フォームから送信されたファイル、ストレージに保存したファイルなど、様々な起点からPDF変換を自動化することで、手作業による変換の手間や時間のロスをなくし、ファイル管理業務を大幅に効率化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスにファイルが保存されたことをトリガーにして、自動でPDFに変換し、指定の場所に保存する</span>ことが可能です。
ファイル形式を統一したい場合や、共有用にPDFを用意する必要がある際の手間を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定の条件のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でPDFに変換</span>します。
取引先から送られてくる請求書や見積書などを手動で変換・保存する手間がなくなりそうです。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールからファイルが添付・送信されたタイミングで、そのファイルをPDFに自動変換</span>します。
応募書類や提出物などをPDF形式で一元管理するフローを構築できます。
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに自動変換するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeを使用するには、Google アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chromeの拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、ファイルを格納しておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※今回は、ドキュメントファイルからPDFへの変換を想定しています。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のようにしています。
「.docx」拡張子のファイルが作成された場合にのみ、次に進みます。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
オペレーション内で1アクションを実行するごとに1タスク消費します。
表示された工程は、ファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用しているので変更しません。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、ステップ3と同じものを選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
拡張子「.pdf」を付け忘れないようにしましょう。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Gmailと連携することで、受信したファイル情報を指定のフォルダに自動で保存できます。
これにより、手動での保存作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
様々な形式のファイルをPDFに自動変換する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたファイル変換作業そのものから解放され、ファイル形式の不統一による管理の煩雑さも解消できます。</span>
これにより、手作業によるミスの削減はもちろん、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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