【プログラミング不要】様々な形式のファイルをオンラインでPDFに自動変換する方法

Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する

試してみる

---

■概要
様々なファイルをPDFに変換する際、Webサイトで都度手作業を行っていませんか。
ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は、数が多くなると大きな手間になります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、オンラインツールを利用したPDFへの変換から保存までを自動化し、変換作業に伴う手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上のファイルをオンラインのPDF変換ツールで手動変換している方
・定期的に発生するファイル変換作業の工数を削減し、業務を効率化したい方
・RPAを活用して、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を実現したい方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

「Wordや画像ファイルをPDFに変換する作業、毎回オンラインツールを開いて手作業で行うのは面倒…」
「複数のファイルをまとめて変換したいのに、一つひとつアップロードして変換するのは時間がかかる…」
このように、日常的なファイル形式の変換作業に手間や時間を取られていませんか？

もし、特定のフォルダにファイルを保存するだけで自動的にPDFに変換されたり、メールで受け取った添付ファイルを自動でPDF化してクラウドストレージに保存したりできる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、ファイル管理や共有といった本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはストレージサービスに格納されたファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する

試してみる

---

■概要
様々なファイルをPDFに変換する際、Webサイトで都度手作業を行っていませんか。
ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は、数が多くなると大きな手間になります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、オンラインツールを利用したPDFへの変換から保存までを自動化し、変換作業に伴う手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上のファイルをオンラインのPDF変換ツールで手動変換している方
・定期的に発生するファイル変換作業の工数を削減し、業務を効率化したい方
・RPAを活用して、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を実現したい方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ファイルをPDFに自動変換する連携パターン

日常業務で発生する様々なファイルを、オンラインツールを使って自動でPDFに変換する連携パターンを具体的なテンプレートでご紹介します。

メールで受信したファイルや、フォームから送信されたファイル、ストレージに保存したファイルなど、様々な起点からPDF変換を自動化することで、手作業による変換の手間や時間のロスをなくし、ファイル管理業務を大幅に効率化できます。

気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

ストレージサービスを起点にファイルをPDFに変換する

Google Driveなどのストレージサービスにファイルが保存されたことをトリガーにして、自動でPDFに変換し、指定の場所に保存することが可能です。

ファイル形式を統一したい場合や、共有用にPDFを用意する必要がある際の手間を大幅に削減できます。

Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する

試してみる

---

■概要
様々なファイルをPDFに変換する際、Webサイトで都度手作業を行っていませんか。
ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は、数が多くなると大きな手間になります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、オンラインツールを利用したPDFへの変換から保存までを自動化し、変換作業に伴う手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上のファイルをオンラインのPDF変換ツールで手動変換している方
・定期的に発生するファイル変換作業の工数を削減し、業務を効率化したい方
・RPAを活用して、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を実現したい方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

メールツールを起点にファイルをPDFに変換する

Outlookなどのメールツールで特定の条件のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でPDFに変換します。

取引先から送られてくる請求書や見積書などを手動で変換・保存する手間がなくなりそうです。

Outlookでファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換しOneDriveに格納する

試してみる

---

■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインのPDF変換ツールで処理し、手動でフォルダに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
こうした定型的ながらも重要な作業は、人的リソースを圧迫しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると自動でファイルがPDFに変換され、OneDriveに格納されるため、オンラインでのPDF変換に伴う一連の手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信したファイルのPDF変換と保存を手作業で行っている方
・オンラインのPDF変換ツールを頻繁に利用している方
・OutlookとOneDriveを活用したファイル管理業務を自動化したい方

■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

フォームツールを起点にファイルをPDFに変換する

Googleフォームなどのフォームツールからファイルが添付・送信されたタイミングで、そのファイルをPDFに自動変換します。

応募書類や提出物などをPDF形式で一元管理するフローを構築できます。

Googleフォームからファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換しBoxに格納する

試してみる

---

■概要
Googleフォームで受け取ったWordやExcelなどのファイルを、都度手作業でPDFに変換していませんか？
オンラインのPDF変換ツールを利用する際も、ファイルのアップロードやダウンロードを繰り返すのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、オンラインツールでのPDF変換からBoxへの格納までを自動化し、ファイル管理に関する一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業でPDFに変換しBoxへ格納している方
・ファイル変換ツールを日常的に利用し、手作業に非効率を感じている方
・ファイル形式の変換を含む一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

詳細を見る 試してみる

オンラインでのPDF変換を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに自動変換するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Driveをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する

試してみる

---

■概要
様々なファイルをPDFに変換する際、Webサイトで都度手作業を行っていませんか。
ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は、数が多くなると大きな手間になります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、オンラインツールを利用したPDFへの変換から保存までを自動化し、変換作業に伴う手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上のファイルをオンラインのPDF変換ツールで手動変換している方
・定期的に発生するファイル変換作業の工数を削減し、業務を効率化したい方
・RPAを活用して、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を実現したい方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

事前に準備するもの

Chromeの拡張機能

Chromeを使用するには、Google アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。

Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

Chromeの拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。

ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携

はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。

マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！

簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する

試してみる

---

■概要
様々なファイルをPDFに変換する際、Webサイトで都度手作業を行っていませんか。
ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は、数が多くなると大きな手間になります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、オンラインツールを利用したPDFへの変換から保存までを自動化し、変換作業に伴う手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上のファイルをオンラインのPDF変換ツールで手動変換している方
・定期的に発生するファイル変換作業の工数を削減し、業務を効率化したい方
・RPAを活用して、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を実現したい方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する」という名前で格納されています。

「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、ファイルを格納しておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。

今回は下図のようなファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※今回は、ドキュメントファイルからPDFへの変換を想定しています。

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。

・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

オペレーションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。

「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のようにしています。

「.docx」拡張子のファイルが作成された場合にのみ、次に進みます。

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Google Driveのダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：ブラウザを操作する設定

1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。

・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター

オペレーション内で1アクションを実行するごとに1タスク消費します。

表示された工程は、ファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。

まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。

次以降のアクションでは、変換サイトで変換するファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。

ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。

設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。

※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。

ステップ7：データを操作・変換する設定

1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。

「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。

※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。

「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。

「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用しているので変更しません。

設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ8：Google Driveのアップロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、ステップ3と同じものを選択してください。

「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。

拡張子「.pdf」を付け忘れないようにしましょう。

「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値を設定しましょう。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ステップ9：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Google Driveを活用したその他の自動化例

Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Gmailと連携することで、受信したファイル情報を指定のフォルダに自動で保存できます。
これにより、手動での保存作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

---

■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Notionに追加する

試してみる

---

■概要
「Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Notionに追加する」フローは、大量テキストを効率的に翻訳・管理する業務ワークフローです。
Google Driveに新しいファイルがアップロードされると、Yoomが自動でOCR処理を行いテキストを抽出しAIがまとめて翻訳した後、翻訳結果をNotionに追加します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに大量のファイルを管理している方
・テキストの翻訳機能を活用したいビジネス担当者
・Notionを使用して情報を一元管理したいチーム
・手作業の翻訳作業を自動化したい方
・大量テキストの処理に効率化を図りたい方
‍
■注意事項
・Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する

試してみる

---

■概要
このフローでは、Google Drive内のPDFファイルからテキストを抽出し、その内容を自動でSlackに共有することが可能です。この自動化によって、手動でのテキスト抽出や通知作業を省略し、効率的な情報共有を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
•Google Driveで多数のPDFファイルを管理している方
•Slackを活用してチームとのコミュニケーションを強化したい方
•業務効率化を図りたい事務担当者やプロジェクトマネージャー
•AIやOCR技術を活用した業務改善に興味がある方

■注意事項
・Google DriveとSlackをYoomと連携する必要があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する

試してみる

---

■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方

■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

試してみる

---

Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

様々な形式のファイルをPDFに自動変換する仕組みを導入することで、これまで日常的に発生していたファイル変換作業そのものから解放され、ファイル形式の不統一による管理の煩雑さも解消できます。

これにより、手作業によるミスの削減はもちろん、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！