Googleフォームからファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換しBoxに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったWordやExcelなどのファイルを、都度手作業でPDFに変換していませんか？オンラインのPDF変換ツールを利用する際も、ファイルのアップロードやダウンロードを繰り返すのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、オンラインツールでのPDF変換からBoxへの格納までを自動化し、ファイル管理に関する一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業でPDFに変換しBoxへ格納している方
• ファイル変換ツールを日常的に利用し、手作業に非効率を感じている方
• ファイル形式の変換を含む一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信を起点に、ファイルのPDF変換からBoxへの格納までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや保存先の指定間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、処理の起点としたいフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から取得したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインPDF変換サイトでファイルを変換する操作を自動化します。
5. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、変換後のファイル情報などをWebページから取得します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・取得したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたいご自身のフォームを任意で指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象ファイルのIDを固定値で指定したり、フォームの回答内容（変数）を用いて動的に設定したりすることが可能です。
• RPA機能では、操作したいpdf converter onlineなどのWebサイトのURLや、ファイル名、保存先フォルダなどを、固定値や変数を用いて自由にカスタマイズできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、RPA機能で操作したページから、ダウンロードリンクなど特定の情報を抽出するよう項目をカスタマイズできます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、フォームの回答内容などの変数を用いて柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。