Google Driveにファイルが格納されたら、オンラインツールでPDFに変換する

■概要

様々なファイルをPDFに変換する際、Webサイトで都度手作業を行っていませんか。ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は、数が多くなると大きな手間になります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、オンラインツールを利用したPDFへの変換から保存までを自動化し、変換作業に伴う手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上のファイルをオンラインのPDF変換ツールで手動変換している方
• 定期的に発生するファイル変換作業の工数を削減し、業務を効率化したい方
• RPAを活用して、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへの格納をトリガーに、オンラインツールでのPDF変換操作が自動実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルのアップロードミスや変換後のダウンロード漏れ、保存間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、作業の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続行条件を判断するため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理を実行するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作」するRPA機能を設定し、オンラインのPDF変換サイトを開き、ファイルをアップロードして変換する操作を自動化します。
6. 次に、オペレーションで「正規表現によるデータの抽出」を設定し、変換後のPDFファイルのダウンロードURLなどを取得します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や形式といった前段の情報を基に、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として利用し、ダウンロード対象を指定します。
• RPA機能では、操作したいオンラインツールのURL、取得したいテキストなどをユーザーの環境に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
• 正規表現によるデータ抽出では、RPA機能で表示したページ情報から、ダウンロードURLなど特定のテキストを抽出するためのルールをカスタマイズできます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。