■概要
海外から届く請求書や契約書など、外国語の書類処理に手間や時間を取られていませんか。
内容の確認から翻訳、データベースへの入力といった一連の作業は、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにアップロードされたファイルをOCRによってテキスト抽出し、AIで翻訳後にNotionに追加するまでの流れを自動化できます。
言語の壁を超えたスムーズな情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、外国語の書類を手作業で処理している方
- Google DriveとNotionを活用し、ドキュメント管理を効率化したい方
- 最新のOCRやAI技術を用いて、属人化しがちな翻訳や転記作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類のアップロードから翻訳、データ入力までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業での翻訳ミスやNotionへのデータ転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み込みます。
- オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを翻訳します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、翻訳したテキストなどを任意のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイル内のどの項目や範囲のテキストを読み取るかを任意で設定できます。
- AIによる翻訳機能では、日本語や英語をはじめ、翻訳先の言語を自由に選択することが可能です。
- Notionへのレコード追加では、対象のデータベースを選択でき、取得した各データをどのプロパティに格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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