Outlookでファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインのPDF変換ツールで処理し、手動でフォルダに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、人的リソースを圧迫しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると自動でファイルがPDFに変換され、OneDriveに格納されるため、オンラインでのPDF変換に伴う一連の手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したファイルのPDF変換と保存を手作業で行っている方
• オンラインのPDF変換ツールを頻繁に利用している方
• OutlookとOneDriveを活用したファイル管理業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけにファイル変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を設定します
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. RPA機能でブラウザを操作し、オンラインのPDF変換ツール上でファイルの変換処理を実行させます
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」でファイル名を整形し、最後にOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで変換後のPDFを格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーやオペレーションでは、対象とするメールのフォルダや件名に含まれるキーワード、メールIDなどを任意で設定できます
• 分岐機能では、前段で取得したメールの情報などを利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや、操作対象の項目などを実際の業務に合わせて設定し、固定値や変数を登録することもできます
• データ変換機能では、正規表現を用いて置換対象や置換後の文字列を自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用可能です
• OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名に、固定値または前段で取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。