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「このWebページの情報をPDFで保存したいけど、毎回手作業で印刷するのは面倒…」
「参考資料として共有されたURLのWebサイトを、その時点の状態でPDF化して保管しておきたい」
このように、Webサイトの情報をPDFとして保存・管理する作業に、地味な手間や時間を取られていないでしょうか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のURLを起点にWebサイトを自動でPDFに変換し、指定のストレージに保存したり、関係者に共有したりできる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、情報収集や資料作成といった本来の業務により多くの時間を充てることができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、定型業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WebサイトをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのメールやチャットツールなどを起点として、WebサイトのPDF変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートでご紹介します。
手作業による変換や保存の手間をなくし、情報共有をスムーズにすることで、業務効率が向上するかもしれません。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">メールで受け取ったWebサイトのURLなどを起点に、自動でPDFに変換してGoogle Driveのようなストレージサービスに保存する</span>ことができます。
手作業による保存の手間や保存忘れを防ぎ、情報の確実なアーカイブが可能です。
<span class="mark-yellow">受信したメールに含まれるURLからWebサイトをPDF化し、そのPDFを添付して自動で返信する</span>こともできるため、問い合わせ対応や資料送付のプロセスを効率化できます。
<span class="mark-yellow">特定のメールをトリガーにWebサイトをPDFに変換し、Slackなどのチャットツールに自動で通知できる</span>ので、チーム内での迅速な情報共有やレビュー依頼がスムーズになります。
それではここから代表的な例として、特定のメールを受信したことをきっかけに、メール本文内のURLからWebサイトをPDFとして自動で生成し、Google Driveの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックします。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」を押下しましょう。
「続行」をクリックしたら、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧にGoogle Driveのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
最初の設定です！
ここからは、「メールを受信したら、RPAでWebサイトをPDFに変換しGoogle Driveに追加する」フローを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
※メールトリガーの設定についての詳細はこちらをご確認ください。
ここでは、トリガーとなるメールの条件を設定します。
「タイトル」を任意で修正したら、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
このアドレス宛に条件を満たしたメールがトリガーとなります。
次に、トリガーの条件を設定しましょう！
まずは「検索箇所」と「検索条件」をプルダウンから選択します。
「文字列」には任意の文字を入力し、「次へ」をクリックします。
※今回は、件名に「Webサイト」という文字列が含まれている場合のみ、トリガーが起動するように設定しました。
続いて、条件に合致したメールを先ほど作成したメールアドレスに送信します。
今回は、PDFに変換したいサイトURLをメール本文に記載した上で、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、確認をしてください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
以下の赤枠をクリックしましょう！
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
まず「1.URLにアクセス」を入力します。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開いて指定したWebページにアクセスし、ブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、以下のURLを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
「2.ページのPDFを作成」は、デフォルトで設定されているので、特段操作は不要です。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ページのPDF」にカーソルを合わせると、PDFファイルのダウンロードが可能です。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
入力が完了後、「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「メールを受信したら、RPAでWebサイトをPDFに変換しGoogle Driveに追加する」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化があります。
例えば、ZoomとCloudConvertと連携することで、録画データをMP3に自動で変換して保存できます。
これにより、手動での変換や保存作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
WebサイトのPDF変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたWebサイトのキャプチャやPDF変換、保存といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーなく確実な情報ストックが可能になります。</span>
これにより、情報収集や資料作成にかかる時間を大幅に短縮し、より付加価値の高い分析や企画業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしWebサイトのPDF変換自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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