■概要
定期的にチェックしているWebサイトの情報をPDFで保存・共有する際、毎回手作業でサイトを開いてPDF化するプロセスに手間を感じていないでしょうか。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信することをきっかけに、RPAが自動で指定のWebサイトをPDFに変換（site to pdf）し、Slackへ送信する業務の自動化を実現します。これにより、情報収集やレポート作成といった定型業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にWebサイトの情報をPDF化（site to pdf）し、チーム内に共有している方
- 手作業でのサイト巡回やPDFへの変換作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- OutlookやSlackを日常的に利用しており、通知や共有業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていたWebサイトのPDF変換からSlackへの通知までを自動化し、定型業務に費やしていた時間を短縮できます
- URLの入力ミスやファイルの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、対象のWebサイトをPDFとして保存する一連の操作を記録します
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送信する」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能では、PDFに変換したいWebサイトのURLやファイル名の設定などを任意で指定することが可能です
- Slackへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルやメンション相手を自由に設定でき、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、トリガーとなったメールの件名などを変数として埋め込めます
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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