Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
• 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
• RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。