Gmailでメールを受信したら、RPAでWebサイトをPDFに変換し返信する

■概要

Webサイトの情報をPDFで保存・共有する際、一つひとつ手作業で変換していては手間がかかるだけでなく、URLの指定ミスなども起こりがちです。このような定型的な作業は、自動化によって効率化しませんか。

このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけでRPAが起動し、指定されたWebサイトをPDFに変換（site to pdf）して自動で返信する一連の流れを実現します。面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

定期的にWebサイトをPDF化し、関係者へ報告・共有している営業やマーケティング担当の方
参照したいWebサイトの情報を、手軽にPDFへ変換（site to pdf）して保存したいと考えている方
Gmailでのメール受信を起点に、ブラウザ操作を含む定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

メールを送るだけでWebサイトのPDF化から返信までが自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
手作業によるURLの指定ミスやPDFファイルの添付漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からPDF化したいWebサイトのURLを抽出します
次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、抽出したURLのページをPDF形式で保存するよう設定します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して返信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

RPA機能では、PDF化する対象のWebサイトや、その際のブラウザ操作（クリックや待機など）を任意で設定できます
Gmailでのメール送信アクションでは、返信先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、本文に固定のテキストや前段の処理で取得した値を埋め込むなどのカスタムが可能です

■注意事項

GmailとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。