■概要
Google DriveにアップロードされたPDFファイルを、手作業でExcelに変換して保存する業務に手間を感じていませんか？
特に、定期的に発生するこの作業は、時間もかかり、他の重要な業務への集中を妨げる要因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google DriveへのPDFファイルアップロードをトリガーに、CloudConvertが自動でExcelファイルへ変換し指定の場所に保存するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存されたPDFの情報をExcelで管理しており、手作業での変換と入力に時間を要している方
- CloudConvertを利用したファイル変換作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- ファイル変換時の操作ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのPDFファイルアップロードだけで、Excelへの変換から保存までが自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとCloudConvertをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
- 続いて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをCloudConvertにアップロードします。
- 次に、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFからExcel形式（xlsxなど）へ変換します。
- さらに、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションと「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換後のファイルの準備とダウンロードURLの取得を行います。
- その後、CloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したURLから変換済みのExcelファイルをダウンロードします。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローでは、各オペレーションの設定項目において、前のステップで取得したファイルIDやファイル名、URLといった情報を変数として動的に設定することが可能です。実際の運用に合わせて、変数を適切に設定してください。
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにPDFファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- CloudConvertでのファイル変換オペレーションでは、変換後のExcelファイル形式（例: xlsx, xls, csvなど）をニーズに合わせて指定できます。
- 最後のGoogle Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、変換されたExcelファイルを保存する先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
- 10MBを超えるファイルはアップロードできません。
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