Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、CloudConvertでExcelファイルに変換し保存する

■概要

Google DriveにアップロードされたPDFファイルを、手作業でExcelに変換して保存する業務に手間を感じていませんか？
特に、定期的に発生するこの作業は、時間もかかり、他の重要な業務への集中を妨げる要因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google DriveへのPDFファイルアップロードをトリガーに、CloudConvertが自動でExcelファイルへ変換し指定の場所に保存するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存されたPDFの情報をExcelで管理しており、手作業での変換と入力に時間を要している方
• CloudConvertを利用したファイル変換作業を、より効率的に行いたいと考えている方
• ファイル変換時の操作ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveへのPDFファイルアップロードだけで、Excelへの変換から保存までが自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCloudConvertをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
4. 続いて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをCloudConvertにアップロードします。
5. 次に、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFからExcel形式（xlsxなど）へ変換します。
6. さらに、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションと「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換後のファイルの準備とダウンロードURLの取得を行います。
7. その後、CloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したURLから変換済みのExcelファイルをダウンロードします。
8. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローでは、各オペレーションの設定項目において、前のステップで取得したファイルIDやファイル名、URLといった情報を変数として動的に設定することが可能です。実際の運用に合わせて、変数を適切に設定してください。
• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにPDFファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• CloudConvertでのファイル変換オペレーションでは、変換後のExcelファイル形式（例: xlsx, xls, csvなど）をニーズに合わせて指定できます。
• 最後のGoogle Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、変換されたExcelファイルを保存する先のフォルダIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
• 10MBを超えるファイルはアップロードできません。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。