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■概要
メールで受け取ったWMA形式の音声ファイルは、再生環境が限られるためMP3への変換が必要になる場面も少なくありません。しかし、その都度ファイル変換ツールで処理を行い、手動でストレージに保存するのは手間がかかります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でファイルをMP3に変換し、Google Driveにアップロードするまでの一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「会議やセミナーの録音ファイルがWMA形式で送られてきて、再生や編集のために毎回MP3に変換する作業が大変…」
「大量の音声ファイルを一つずつ変換ソフトで処理するのは手間がかかる上に、変換ミスが心配…」
このように、WMAからMP3へのファイル変換という単純作業に貴重な業務時間を奪われていませんか？
もし特定のフォルダやメールでWMAファイルを受け取った際、自動的にMP3形式へ変換してくれる仕組みがあったらどうでしょう？
手作業による時間や手間の浪費から解放され、音声コンテンツの活用や議事録作成といったより創造的な業務へすぐ取り掛かることができますね。
今回ご紹介する自動化の設定は専門知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入してファイル変換作業のストレスから解放されましょう！
YoomにはWMAファイルをMP3形式へ変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
メールで受け取ったWMA形式の音声ファイルは、再生環境が限られるためMP3への変換が必要になる場面も少なくありません。しかし、その都度ファイル変換ツールで処理を行い、手動でストレージに保存するのは手間がかかります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でファイルをMP3に変換し、Google Driveにアップロードするまでの一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
メールやフォーム、各種ストレージサービスなど様々なツールを起点としてWMAファイルをMP3形式に自動で変換し、指定の場所に保存するフローを自動化できます。
これにより手作業によるファイル変換の手間をなくし、より迅速なデータ活用を実現します。具体的なテンプレートを紹介するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
GmailなどでWMAファイル付きメールを受信したことをトリガーに、自動でMP3ファイルへ変換してGoogle Driveなどのストレージサービスにアップロードするフローです。
メールで送られてくる音声ファイルの管理・活用の手間を大幅に削減できます。
■概要
メールで受け取ったWMA形式の音声ファイルは、再生環境が限られるためMP3への変換が必要になる場面も少なくありません。しかし、その都度ファイル変換ツールで処理を行い、手動でストレージに保存するのは手間がかかります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でファイルをMP3に変換し、Google Driveにアップロードするまでの一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのフォーム機能などでWMAファイルを受け取った際、自動的にMP3ファイルに変換してOneDriveなど指定のストレージに保存するフローです。
ファイル投稿から変換・保存までを一気通貫で自動化できます。
■概要
音声ファイルなどを扱う際、WMAファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、利用できるツールが限られることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームでWMAファイルを受信するだけで、RPAが自動でMP3への変換処理を行い、指定のOneDriveにファイルをアップロードできます。これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxなどのストレージサービスにWMAファイルがアップロードされた際、自動でMP3に変換して同じ場所に保存するフローです。
チーム内でのファイル共有や管理がさらにスムーズになります。
■概要
音声ファイルなどを扱う際、WMA形式のファイルをMP3に変換したい場面はありませんか。
オンラインツールなどもありますが、定期的に発生する業務の場合、都度手作業で変換するのは手間がかかります。
このワークフローは、Dropboxに特定のWMAファイルが追加されると、RPA機能がファイル変換サイトなどを操作し、自動でMP3ファイルへ変換して保存します。手作業で行っていた変換作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
それではここから代表的な例として、GmailでWMAファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
メールで受け取ったWMA形式の音声ファイルは、再生環境が限られるためMP3への変換が必要になる場面も少なくありません。しかし、その都度ファイル変換ツールで処理を行い、手動でストレージに保存するのは手間がかかります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でファイルをMP3に変換し、Google Driveにアップロードするまでの一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
メールで受け取ったWMA形式の音声ファイルは、再生環境が限られるためMP3への変換が必要になる場面も少なくありません。しかし、その都度ファイル変換ツールで処理を行い、手動でストレージに保存するのは手間がかかります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でファイルをMP3に変換し、Google Driveにアップロードするまでの一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、WMAファイル付きメール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
最後に、連携したGmailアドレスにWMAファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、Google Chromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストしてください。
1から順番にテストが実行されていきます。処理が終わるまでそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がWMAからMP3に変換されました！
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例として会議録音フォルダに格納します。
ファイル名・ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、MP3形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでWMAファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGmailを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
■概要
フォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見積書の雛形書類をMicrosoft Excelで作成されている方
2.見積書の作成を手作業で行い送付まで行っている方
3.見積書含む書類作成及び送付を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの内容で見積書を自動作成し、送付まで行えるので書類作成や送付時間を大きく短縮することができます。
・人によって見積書のフォーマットが変わらないので、内容不備などをなくすことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
※実際に起動させたフローボットのイメージ動画 https://youtu.be/Ux3-vSwuSro
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
※詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
■概要
メールを受信したら、メールの内容をYoomデータベースに自動的に記載します。
オペレーションを追加すれば、データベースへ情報を登録後、自動的にメールに返信することも可能です。
■注意事項
・事前に情報を登録するデータベースを作成し、「メールの情報をDBに登録」オペレーションのデータベース情報を変更してご利用ください。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
WMAからMP3へのファイル変換作業を自動化することで、これまで単純作業にかけていた時間を削減し、変換ミスやファイル管理の煩雑さといった課題も解消することができます。これにより受け取った音声データをすぐに再生・編集・共有できる状態が整いますね。
その結果、議事録作成やコンテンツ制作といったコア業務へより迅速かつスムーズに着手できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
