GmailでWMAファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

メールで受け取ったWMA形式の音声ファイルは、再生環境が限られるためMP3への変換が必要になる場面も少なくありません。しかし、その都度ファイル変換ツールで処理を行い、手動でストレージに保存するのは手間がかかります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でファイルをMP3に変換し、Google Driveにアップロードするまでの一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にファイル変換を行っており、作業を効率化したい方
• Gmailで受信した音声ファイルをGoogle Driveで管理しており、手作業に手間を感じている方
• ファイル形式の変換やアップロードといった定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に、WMAからMP3への変換、Google Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや、誤ったファイルをアップロードしてしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどでWMAファイルをMP3に変換する一連の操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
• Google Driveのオペレーション設定では、変換後のファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691