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「資料に画像として貼り付けたい」「Webサイトにアップロードしたい」などの理由で、WordファイルをJPG形式に変換する作業、意外と手間がかかりませんか?
変換ソフトの起動やオンライン変換サービスの利用、変換後のファイル整理など、一つひとつは小さな作業ですが、積み重なると大きな時間ロスにつながります。
もし<span class="mark-yellow">特定のメールでWordファイルを受信したり、チャットで共有されたりするだけで自動的にJPGファイルへ変換され、指定のクラウドストレージに保存される仕組み</span>があったらどうでしょう?ファイル形式の変換にかかる手間や時間を大幅に削減し、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができますね!
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで手軽に導入でき、作業の負担や時間も削減できます。ぜひ活用してみてください!
Yoomには<span class="mark-yellow">WordファイルをJPGに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう!
ここでは、様々なツールを起点としてWordファイルをJPGに変換し、指定のストレージに自動で格納する具体的な連携フローを紹介します。
日々の業務で発生するファイル変換の手間を削減する、自分に合ったパターンがきっと見つかります。気になる内容があればぜひご覧ください!
<span class="mark-yellow">GmailなどでWordファイル付きメールを受信したことをトリガーに、自動でJPGに変換してDropboxなどのストレージサービスに格納する</span>フローです。
メールを確認してから手動で変換・保存する手間をまるごと削減できます。
<span class="mark-yellow">SlackなどのチャットツールでWordファイルが共有された際、自動でJPGファイルに変換してBoxなど任意のストレージサービスに保存する</span>フローです。
チャット上でのファイル共有から保管までをシームレスに連携できます。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能などでWordファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でJPGに変換してGoogle Driveなどのクラウドストレージに格納する</span>フローです。
ファイル提出から変換・管理までを一気通貫で自動化できます。
それではここから代表的な例として、GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納するフローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むWordファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「HP」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストしてください。上記サイト以外を使用する場合には、2以下のアクションを削除してから再度設定しなおしましょう。
テストが始まると1から順番にテストが実行されていきます。4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がWordからJPGに変換されました!
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてHP用資料フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、JPG形式に変換されたファイルが格納されました!
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する方法でした!
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
WordからJPGへのファイル変換とストレージへの格納作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間と手間を大幅に削減し、ファイル名の付け間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、資料作成や情報共有のスピードが向上し、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を確保できます!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし日々のファイル管理業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!