GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールに添付されたWordファイルを都度JPGに変換して保存する作業に、手間を感じていませんか。特に複数のファイルを扱う場合、手作業での変換や格納は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWordファイルを受信した際に、自動でJPGへの変換とDropboxへの格納が完了するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル形式の変換に手間を感じている方
- Gmailで受け取ったファイルをDropboxで管理しており、格納作業を効率化したい方
- 定期的に発生するファイル変換や保存業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手動変換や格納作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、受信したWordファイルをJPG形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
「資料に画像として貼り付けたい」「Webサイトにアップロードしたい」などの理由で、WordファイルをJPG形式に変換する作業、意外と手間がかかりませんか？
変換ソフトの起動やオンライン変換サービスの利用、変換後のファイル整理など、一つひとつは小さな作業ですが、積み重なると大きな時間ロスにつながります。
もし特定のメールでWordファイルを受信したり、チャットで共有されたりするだけで自動的にJPGファイルへ変換され、指定のクラウドストレージに保存される仕組みがあったらどうでしょう？ファイル形式の変換にかかる手間や時間を大幅に削減し、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができますね！
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで手軽に導入でき、作業の負担や時間も削減できます。ぜひ活用してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWordファイルをJPGに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールに添付されたWordファイルを都度JPGに変換して保存する作業に、手間を感じていませんか。特に複数のファイルを扱う場合、手作業での変換や格納は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWordファイルを受信した際に、自動でJPGへの変換とDropboxへの格納が完了するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル形式の変換に手間を感じている方
- Gmailで受け取ったファイルをDropboxで管理しており、格納作業を効率化したい方
- 定期的に発生するファイル変換や保存業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手動変換や格納作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、受信したWordファイルをJPG形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
WordファイルをJPGに変換・格納する自動化パターン
ここでは、様々なツールを起点としてWordファイルをJPGに変換し、指定のストレージに自動で格納する具体的な連携フローを紹介します。
日々の業務で発生するファイル変換の手間を削減する、自分に合ったパターンがきっと見つかります。気になる内容があればぜひご覧ください！
メールツールを起点にWordファイルをJPGへ変換・格納する
GmailなどでWordファイル付きメールを受信したことをトリガーに、自動でJPGに変換してDropboxなどのストレージサービスに格納するフローです。
メールを確認してから手動で変換・保存する手間をまるごと削減できます。
GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールに添付されたWordファイルを都度JPGに変換して保存する作業に、手間を感じていませんか。特に複数のファイルを扱う場合、手作業での変換や格納は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWordファイルを受信した際に、自動でJPGへの変換とDropboxへの格納が完了するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル形式の変換に手間を感じている方
- Gmailで受け取ったファイルをDropboxで管理しており、格納作業を効率化したい方
- 定期的に発生するファイル変換や保存業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手動変換や格納作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、受信したWordファイルをJPG形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
チャットツールを起点にWordファイルをJPGへ変換・格納する
SlackなどのチャットツールでWordファイルが共有された際、自動でJPGファイルに変換してBoxなど任意のストレージサービスに保存するフローです。
チャット上でのファイル共有から保管までをシームレスに連携できます。
SlackでWordファイルを受信したら、JPGに変換してBoxに格納する
試してみる
■概要
Slackで共有されたWordファイルを、都度手動でJPGに変換してからBoxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、SlackでWordファイルを受信するだけで、JPGへの変換からBoxへの格納までを自動で完結させることが可能です。手作業で行っていた変換業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取ったWordファイルを手作業でJPGに変換し、Boxへ保存している方
- 定型的なファイル変換や保存作業に時間を取られ、コア業務に集中できない方
- ファイル形式の変換ミスや、Boxへの保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでのファイル受信をトリガーに、変換と保存を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業によるファイル変換やBoxへのアップロードが不要になり、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルをJPGに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいチャンネルを任意で設定してください。
- Boxへファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、BoxにのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
フォームを起点にWordファイルをJPGへ変換・格納する
Yoomのフォーム機能などでWordファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でJPGに変換してGoogle Driveなどのクラウドストレージに格納するフローです。
ファイル提出から変換・管理までを一気通貫で自動化できます。
フォームでWordファイルを受信したら、JPGに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Webフォーム経由で受け取ったWordファイルを、都度手作業でJPGに変換していませんか？こうした変換作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームでWordファイルを受け取るだけで、JPGへの変換からGoogle Driveへの格納までを自動化します。これにより、ファイル形式の変換と保存にかかる手間を削減し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け取るWordファイルの管理や変換に手間を感じている方
- 定期的に発生する変換作業を自動化したい方
- Google Driveでのファイル管理を効率化し、属人化をなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動でファイル変換と保存が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換に伴う、ファイル形式の間違いや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、Wordファイルを受け取るための項目を作成します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したWordファイルをJPG形式に変換する処理を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する回答項目は、Wordファイルのアップロード項目以外にも、氏名や連絡先などを任意で追加・編集できます。
- Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを任意のフォルダIDに変更して設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
メールで受信したWordファイルをJPGに変換・自動で格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとDropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、ファイル変換設定、Dropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールに添付されたWordファイルを都度JPGに変換して保存する作業に、手間を感じていませんか。特に複数のファイルを扱う場合、手作業での変換や格納は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWordファイルを受信した際に、自動でJPGへの変換とDropboxへの格納が完了するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル形式の変換に手間を感じている方
- Gmailで受け取ったファイルをDropboxで管理しており、格納作業を効率化したい方
- 定期的に発生するファイル変換や保存業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手動変換や格納作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、受信したWordファイルをJPG形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：GmailとDropboxのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールに添付されたWordファイルを都度JPGに変換して保存する作業に、手間を感じていませんか。特に複数のファイルを扱う場合、手作業での変換や格納は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWordファイルを受信した際に、自動でJPGへの変換とDropboxへの格納が完了するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル形式の変換に手間を感じている方
- Gmailで受け取ったファイルをDropboxで管理しており、格納作業を効率化したい方
- 定期的に発生するファイル変換や保存業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手動変換や格納作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、受信したWordファイルをJPG形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むWordファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「HP」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：ファイル変換設定
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストしてください。上記サイト以外を使用する場合には、2以下のアクションを削除してから再度設定しなおしましょう。
テストが始まると1から順番にテストが実行されていきます。4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がWordからJPGに変換されました！
ステップ5：Dropboxのアクション設定
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてHP用資料フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、JPG形式に変換されたファイルが格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する方法でした！
Dropboxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
DropboxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけでOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加するためこうしたデータ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した請求書や書類の情報を手作業で転記している方
- OCR技術を活用し、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから転記までが自動化されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、どのシートに、どの列から情報を入力するかといったレイアウトを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存したPDFの内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記している方
- 請求書や申込書などの定型的な書類のデータ化にかかる時間を削減したいと考えている方
- 手入力による転記ミスを防ぎ、データの正確性を向上させたい業務プロセスの管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、転記作業の時間を短縮します。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定では、読み取るPDFのどの部分のテキストを、どのようなデータとして抽出するのかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」の設定では、どの列にどのデータを入力するかを指定します。OCRで読み取った動的なデータと、日付などの固定値を組み合わせて追加することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存された請求書や名刺などのPDFから、メールアドレスといった情報を一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でメールアドレスを読み取り、Microsoft Excelの指定のシートに情報を追加するため、手作業による転記作業の手間とミスを減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存されたPDFから手作業で情報を抽出し、リスト作成を行っている方
- 請求書や名刺などのPDFから、Microsoft Excelへ転記する際のミスをなくしたい方
- 大量のPDFファイルから特定の情報を効率的にデータ化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加をトリガーに、情報抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、手作業での転記にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、メールアドレスの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、自動化の起点となるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからメールアドレスを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したメールアドレスを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダを任意で指定できます。
- OCR機能では、メールアドレスだけでなく、氏名や会社名など、読み取りたい項目を正規表現などを用いて柔軟に設定することが可能です。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、任意のファイルやシートを指定でき、どの列にOCRで読み取った情報を変数として追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxに画像が格納されたら、画像認識してSlackに自動通知する
試してみる
■概要
Dropboxに新しい画像ファイルが追加されるたび、その内容を確認し、関係者にSlackで通知するといった一連の作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に多くの画像を扱う場合や、迅速な情報共有が求められる際には、確認漏れや通知の遅れが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへの画像格納をきっかけに、OCR機能が画像内の文字を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとSlackを日常的に利用し、画像内の情報共有を効率化したいと考えている方
- 画像データの確認と通知作業に追われ、他の業務に集中できない状況を改善したい方
- 手作業による情報伝達のミスや遅延をなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの画像格納からSlackへの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 画像内容の確認漏れやSlackへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確かつ迅速な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したDropboxフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知された画像ファイルをYoom内に一時的に取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした画像ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能によって抽出された文字情報を含むメッセージを指定のSlackチャンネルに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。また、特定のファイル名や拡張子のみを対象とするようにファイル名を指定することも可能です。
- OCR機能の設定では、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を選択したり、抽出したい特定の項目を指定したり、利用するAIエンジンを選択することが可能です。
- Slackでチャンネルにメッセージを送信するアクションでは、通知を送信する先のチャンネルIDや、メッセージ本文を自由に設定してください。メッセージ本文には、OCR機能で抽出したテキスト情報や、Dropboxのファイル名などの動的な情報を組み込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
まとめ
WordからJPGへのファイル変換とストレージへの格納作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間と手間を大幅に削減し、ファイル名の付け間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、資料作成や情報共有のスピードが向上し、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし日々のファイル管理業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
