Dropboxに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する

■概要

Dropboxに保存された請求書や名刺などのPDFから、メールアドレスといった情報を一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でメールアドレスを読み取り、Microsoft Excelの指定のシートに情報を追加するため、手作業による転記作業の手間とミスを減らし、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存されたPDFから手作業で情報を抽出し、リスト作成を行っている方
• 請求書や名刺などのPDFから、Microsoft Excelへ転記する際のミスをなくしたい方
• 大量のPDFファイルから特定の情報を効率的にデータ化したいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加をトリガーに、情報抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、手作業での転記にかかっていた時間を削減します。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、メールアドレスの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、自動化の起点となるフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからメールアドレスを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したメールアドレスを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダを任意で指定できます。
• OCR機能では、メールアドレスだけでなく、氏名や会社名など、読み取りたい項目を正規表現などを用いて柔軟に設定することが可能です。
• Microsoft Excelへの追加アクションでは、任意のファイルやシートを指定でき、どの列にOCRで読み取った情報を変数として追加するかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。