Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する

■概要

Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
• 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
4. さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924