■概要
Dropboxに新しい画像ファイルが追加されるたび、その内容を確認し、関係者にSlackで通知するといった一連の作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に多くの画像を扱う場合や、迅速な情報共有が求められる際には、確認漏れや通知の遅れが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへの画像格納をきっかけに、OCR機能が画像内の文字を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとSlackを日常的に利用し、画像内の情報共有を効率化したいと考えている方
- 画像データの確認と通知作業に追われ、他の業務に集中できない状況を改善したい方
- 手作業による情報伝達のミスや遅延をなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの画像格納からSlackへの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 画像内容の確認漏れやSlackへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確かつ迅速な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したDropboxフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知された画像ファイルをYoom内に一時的に取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした画像ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能によって抽出された文字情報を含むメッセージを指定のSlackチャンネルに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。また、特定のファイル名や拡張子のみを対象とするようにファイル名を指定することも可能です。
- OCR機能の設定では、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を選択したり、抽出したい特定の項目を指定したり、利用するAIエンジンを選択することが可能です。
- Slackでチャンネルにメッセージを送信するアクションでは、通知を送信する先のチャンネルIDや、メッセージ本文を自由に設定してください。メッセージ本文には、OCR機能で抽出したテキスト情報や、Dropboxのファイル名などの動的な情報を組み込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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