GmailでWordファイルを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する

‍■概要

メールに添付されたWordファイルを都度JPGに変換して保存する作業に、手間を感じていませんか。特に複数のファイルを扱う場合、手作業での変換や格納は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWordファイルを受信した際に、自動でJPGへの変換とDropboxへの格納が完了するため、こうした定型業務から解放されます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるファイル形式の変換に手間を感じている方
• Gmailで受け取ったファイルをDropboxで管理しており、格納作業を効率化したい方
• 定期的に発生するファイル変換や保存業務を自動化し、生産性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、手動変換や格納作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションのRPA機能を活用し、受信したWordファイルをJPG形式に変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。

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■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。