DropboxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけでOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加するためこうしたデータ入力の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した請求書や書類の情報を手作業で転記している方
• OCR技術を活用し、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから転記までが自動化されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、どのシートに、どの列から情報を入力するかといったレイアウトを自由に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。