フォームでWordファイルを受信したら、JPGに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

Webフォーム経由で受け取ったWordファイルを、都度手作業でJPGに変換していませんか？こうした変換作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームでWordファイルを受け取るだけで、JPGへの変換からGoogle Driveへの格納までを自動化します。これにより、ファイル形式の変換と保存にかかる手間を削減し、業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受け取るWordファイルの管理や変換に手間を感じている方
• 定期的に発生する変換作業を自動化したい方
• Google Driveでのファイル管理を効率化し、属人化をなくしたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動でファイル変換と保存が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換に伴う、ファイル形式の間違いや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、Wordファイルを受け取るための項目を作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したWordファイルをJPG形式に変換する処理を行います
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する回答項目は、Wordファイルのアップロード項目以外にも、氏名や連絡先などを任意で追加・編集できます。
• Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを任意のフォルダIDに変更して設定してください。

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■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。