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「毎月作成する請求書をXLSXからPDFに手作業で変換している…」
「複数のファイルを変換する際に、ファイル名を間違えたり、変換漏れが発生したりしないか不安…」
このように、XLSXファイルをPDF形式に変換する定型業務に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のメールで受信したXLSXファイルをPDFに自動変換して指定のフォルダに保存したり、フォーム経由で受け取ったXLSXファイルを即座にPDF化して共有したりできる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">XLSXファイルをPDF形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールをきっかけに、XLSXファイルからPDFへの変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のXLSXファイルを受信したことをトリガーにして、RPAが自動でPDFファイルに変換し、指定のストレージサービスに保存する</span>ため、これまで手動で行っていたダウンロード、変換、アップロードといった一連の作業をまるごと自動化できます。
<span class="mark-yellow">YoomのフォームなどでXLSXファイルが送信された際に、RPAが自動でPDF形式に変換してストレージサービスにアップロードする</span>ことができるので、申請書や報告書の提出フローなどを効率化し、ファイル管理の手間を大幅に削減します。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのストレージサービスにXLSXファイルがアップロードされたことを検知して、RPAが自動でPDFに変換し、同じフォルダに保存する</span>こともできるので、チームでのファイル共有ルールを徹底しやすくなり、常に最新のPDFファイルを関係者が閲覧できる環境を整えられます。
それではここから代表的な例として、GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
その後はGmailと同じように進んで、Google Driveのマイアプリ連携を行ってください。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認したら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
最初の設定です！
ここからは、「GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
XLSXファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
ご自身で指定したサイト上で、アクションを一つずつ設定していきましょう。なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらは特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、PDFファイルをダウンロード出来ます。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Gmailでのファイル受信をトリガーに、RPAやOCRを組み合わせて多様なファイル処理やデータ連携を自動化できます。例えば、受信したCSVファイルをRPAでTXT形式に変換したり、画像ファイルをPDFに変換したりしてGoogle Driveに保存することが可能です。また、OCRで画像からテキストを抽出し、その内容をLINEでメッセージとして送信したり、RPAを使ってCSVファイルのデータをkintoneに自動でレコード登録したりといった、業務システムとの連携も実現します。
XLSXからPDFへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換作業の手間と時間を削減し、変換ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、見積書や請求書、報告書といった重要書類の管理が効率化され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来集中すべきコア業務に注力できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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