GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先からメールで送られてくるXLSX形式の書類管理に手間を感じていませんか。都度ファイルを開いてPDFとして保存し直し、特定のフォルダに格納する作業は面倒であり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動でPDFに変換しGoogle Driveに保存するため、手作業で行っていた変換・保存業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などのXLSXファイルを、手作業でPDFに変換している方 変換後のファイル命名や、フォルダ保存の管理に手間を感じている方 書類管理におけるヒューマンエラーを解消し、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、xlsxからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを定めます 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、メールに添付されたXLSXファイルをPDF形式に変換するプロセスを自動化します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するための任意のラベルを設定してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
「毎月作成する請求書をXLSXからPDFに手作業で変換している…」
このように、XLSXファイルをPDF形式に変換する定型業務に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、特定のメールで受信したXLSXファイルをPDFに自動変換して指定のフォルダに保存したり、フォーム経由で受け取ったXLSXファイルを即座にPDF化して共有したりできる仕組み があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはXLSXファイルをPDF形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先からメールで送られてくるXLSX形式の書類管理に手間を感じていませんか。都度ファイルを開いてPDFとして保存し直し、特定のフォルダに格納する作業は面倒であり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動でPDFに変換しGoogle Driveに保存するため、手作業で行っていた変換・保存業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などのXLSXファイルを、手作業でPDFに変換している方 変換後のファイル命名や、フォルダ保存の管理に手間を感じている方 書類管理におけるヒューマンエラーを解消し、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、xlsxからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを定めます 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、メールに添付されたXLSXファイルをPDF形式に変換するプロセスを自動化します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するための任意のラベルを設定してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
XLSXファイルをPDFに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールをきっかけに、XLSXファイルからPDFへの変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールツールを起点にXLSXをPDFに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のXLSXファイルを受信したことをトリガーにして、RPAが自動でPDFファイルに変換し、指定のストレージサービスに保存する ため、これまで手動で行っていたダウンロード、変換、アップロードといった一連の作業をまるごと自動化できます。
GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先からメールで送られてくるXLSX形式の書類管理に手間を感じていませんか。都度ファイルを開いてPDFとして保存し直し、特定のフォルダに格納する作業は面倒であり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動でPDFに変換しGoogle Driveに保存するため、手作業で行っていた変換・保存業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などのXLSXファイルを、手作業でPDFに変換している方 変換後のファイル命名や、フォルダ保存の管理に手間を感じている方 書類管理におけるヒューマンエラーを解消し、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、xlsxからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを定めます 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、メールに添付されたXLSXファイルをPDF形式に変換するプロセスを自動化します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するための任意のラベルを設定してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
フォームを起点にXLSXをPDFに変換する
YoomのフォームなどでXLSXファイルが送信された際に、RPAが自動でPDF形式に変換してストレージサービスにアップロードする ことができるので、申請書や報告書の提出フローなどを効率化し、ファイル管理の手間を大幅に削減します。
フォームでXLSXファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
Microsoft Excelファイル（XLSX）をPDFに変換する定型業務を手作業で行っていませんか？ファイルを開いて保存形式を変更する作業は、手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、フォームから受け取ったXLSXファイルをRPA機能で自動的にPDFへ変換し、OneDriveにアップロードします。変換プロセスを自動化することで、手作業による手間やミスを削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
ファイル変換を日常的に行っており、手作業による工数を削減したい方 OneDriveで見積書などを管理しており、ファイル形式の統一を自動化したい方 RPAを活用して、手作業でのファイル変換プロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点に`xlsx to pdf`への変換から保存までを自動化し、手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮します 手動での変換作業で起こりうる保存形式の間違いや保存漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、XLSXファイルをPDFに変換する操作を行います 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、実際の運用に合わせて任意の内容に編集してください OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルを保存する先のドライブIDと格納したいフォルダのアイテムIDを任意で設定してください ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
ストレージサービスを起点にXLSXをPDFに変換する
DropboxなどのストレージサービスにXLSXファイルがアップロードされたことを検知して、RPAが自動でPDFに変換し、同じフォルダに保存する こともできるので、チームでのファイル共有ルールを徹底しやすくなり、常に最新のPDFファイルを関係者が閲覧できる環境を整えられます。
DropboxにXLSXファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
見積書や請求書などをXLSXファイルで作成した後、手動でPDFに変換して保存する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この単純ながらも重要な変換作業は、自動化によって効率化できる業務の1つです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のXLSXファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でPDFファイルへ変換し、指定のフォルダに保存します。ファイル変換に伴う一連の作業から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropbox上で、手作業によるファイル変換を行っている方 請求書や各種申請書など、定期的に発生するPDF化作業の効率化を検討している方 ファイル形式の変換や保存作業における、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションの「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたXLSXファイルをPDFに変換するブラウザ上の操作を設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ワークフローを起動させる条件となる対象フォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。 ファイルをダウンロードするDropboxのオペレーションでは、トリガーで指定したファイルが格納されているフォルダのパスを設定してください。 変換後のPDFファイルをアップロードするDropboxのオペレーションでは、ファイルの保存先としたいフォルダのパスを任意で設定してください。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
Gmailで受信したXLSXをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先からメールで送られてくるXLSX形式の書類管理に手間を感じていませんか。都度ファイルを開いてPDFとして保存し直し、特定のフォルダに格納する作業は面倒であり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動でPDFに変換しGoogle Driveに保存するため、手作業で行っていた変換・保存業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などのXLSXファイルを、手作業でPDFに変換している方 変換後のファイル命名や、フォルダ保存の管理に手間を感じている方 書類管理におけるヒューマンエラーを解消し、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、xlsxからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを定めます 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、メールに添付されたXLSXファイルをPDF形式に変換するプロセスを自動化します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するための任意のラベルを設定してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローの作成に入ります！
GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
取引先からメールで送られてくるXLSX形式の書類管理に手間を感じていませんか。都度ファイルを開いてPDFとして保存し直し、特定のフォルダに格納する作業は面倒であり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動でPDFに変換しGoogle Driveに保存するため、手作業で行っていた変換・保存業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書などのXLSXファイルを、手作業でPDFに変換している方 変換後のファイル命名や、フォルダ保存の管理に手間を感じている方 書類管理におけるヒューマンエラーを解消し、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、xlsxからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを定めます 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、メールに添付されたXLSXファイルをPDF形式に変換するプロセスを自動化します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するための任意のラベルを設定してください Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 最初の設定です！「GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」 フローを設定していきます。「特定のラベルのメールを受信したら」 をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」 を設定します。プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。公式HP を参考にしてください。
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
XLSXファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：ブラウザを操作する設定 以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちら
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。こちら から「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。こちら
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。ヘルプページ を参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらは特段変更は不要です。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
格納先のファイルID ：入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
ファイル名 ：任意の名称を設定してください。
ファイルの添付方法： 「取得した値を使用する」を選択
ファイル ：「ファイル」を選択
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
以上で、「GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」 フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailとRPAを活用した自動化例 Gmail でのファイル受信をトリガーに、RPAやOCRを組み合わせて多様なファイル処理やデータ連携を自動化できます。
例えば、受信したCSV ファイルをRPA でTXT 形式に変換したり、画像ファイルをPDF に変換したりしてGoogle Drive に保存することが可能です。
また、OCR で画像からテキストを抽出し、その内容をLINE でメッセージとして送信したり、RPA を使ってCSV ファイルのデータをkintone に自動でレコード登録したりといった、業務システムとの連携も実現します。
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでTXTファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
定期的に受信するCSVファイルを、その都度手作業でTXTファイルへ変換する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的に受信するCSVファイルを、手動でTXTファイルに変換・保存している方 変換プロセスにおける、ファイル形式の間違いや文字化けを防ぎたい方 GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、関連業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。 自動で処理が実行されるため、手作業によるファイルの変換ミスや保存先の誤り、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したCSVファイルをTXTファイルに変換するよう設定します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したTXTファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
GmailでCSVファイルを受信したら、RPAでkintoneに読み込みレコード登録する
試してみる
■概要
Gmailで定期的に受信するCSVファイル。その都度kintoneに手作業でデータを登録するのは、手間がかかり、入力ミスも気になりますよね。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のCSVファイルを受信した際に、RPA機能がkintoneへ自動でレコード登録を実行し、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したCSVファイルの情報を、手作業でkintoneに転記している方 kintoneへのデータ入力作業の効率化や、入力ミスの削減に関心のある方 RPAを活用した業務自動化の具体的な進め方や活用例を知りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのCSVファイル受信からkintoneへのレコード登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
GmailとkintoneをYoomと連携します。 まずは、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルのメールを受信するとフローが起動します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えばメールにCSVファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 最後に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定します。ここで、kintoneの画面を開き、CSVファイルの内容を読み込んでレコードを登録する一連のブラウザ操作を記録・設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するメールの条件として、受信するラベルの種類や、フローの起動間隔を任意で設定してください。 分岐機能の設定では、Gmailで受信したメールに対して、添付ファイルの有無など、様々な条件で処理を分岐させることが可能です。 RPA機能の設定では、kintone上でCSVデータを読み込む先のアプリや、具体的な入力項目、登録手順などを、実際の業務に合わせて自由に設定してください。 ■注意事項
Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のkintoneアプリやCSVファイルに合わせてカスタマイズしてください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方 ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方 ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信したチラシやキャンペーン画像の情報を、手作業でLINEに転記して顧客に案内していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された画像をOCR機能が自動でテキスト化し、LINE公式アカウントからブロードキャストメッセージとして一斉送信できます。情報発信業務の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く画像ベースの案内を、LINEで迅速に共有したいと考えている店舗運営者の方 テキストの抽出とLINEへの転記作業に、時間や手間を感じているマーケティング担当者の方 OCRとLINE公式アカウントを連携させ、情報発信業務の自動化を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信後、自動で画像がテキスト化されLINEで送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。 手作業によるテキストのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化したいメールの条件を指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、受信メールに添付された画像ファイルを読み込みます。 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「ブロードキャストメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストをメッセージとして送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取った画像の中から特定のテキスト項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムすることが可能です。 LINE公式アカウントで送信するメッセージ本文は、固定の文章を設定するだけでなく、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなど、自由に設定できます。 ■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方 Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。 Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
XLSXからPDFへのファイル変換を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換作業の手間と時間を削減し、変換ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、見積書や請求書、報告書といった重要書類の管理が効率化され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来集中すべきコア業務に注力できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
