フォームでXLSXファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

Microsoft Excelファイル（XLSX）をPDFに変換する定型業務を手作業で行っていませんか？ファイルを開いて保存形式を変更する作業は、手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、フォームから受け取ったXLSXファイルをRPA機能で自動的にPDFへ変換し、OneDriveにアップロードします。変換プロセスを自動化することで、手作業による手間やミスを削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換を日常的に行っており、手作業による工数を削減したい方
• OneDriveで見積書などを管理しており、ファイル形式の統一を自動化したい方
• RPAを活用して、手作業でのファイル変換プロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に`xlsx to pdf`への変換から保存までを自動化し、手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮します
• 手動での変換作業で起こりうる保存形式の間違いや保存漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、XLSXファイルをPDFに変換する操作を行います
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、実際の運用に合わせて任意の内容に編集してください
• OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルを保存する先のドライブIDと格納したいフォルダのアイテムIDを任意で設定してください

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691