GmailでXLSXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

取引先からメールで送られてくるXLSX形式の書類管理に手間を感じていませんか。都度ファイルを開いてPDFとして保存し直し、特定のフォルダに格納する作業は面倒であり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動でPDFに変換しGoogle Driveに保存するため、手作業で行っていた変換・保存業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書などのXLSXファイルを、手作業でPDFに変換している方
• 変換後のファイル命名や、フォルダ保存の管理に手間を感じている方
• 書類管理におけるヒューマンエラーを解消し、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、xlsxからpdfへの変換とGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点となるメールを定めます
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、メールに添付されたXLSXファイルをPDF形式に変換するプロセスを自動化します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するための任意のラベルを設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691