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「毎回、取引先ごとに発注書のフォーマットを調整して作成するのが面倒…」
「手作業で発注情報を転記していると、金額や品番を間違えそうで不安…」
「作成した発注書を正しいフォルダに格納するのを忘れがち…」
このように、発注書の作成から保管までの一連の業務に、多くの手間や時間を費やしていませんか？ 手作業によるミスは取引先との信頼関係にも影響を与えかねませんよね…。
もし、フォームやデータベース、チャットツールなど、普段お使いの様々なアプリケーションに入力・蓄積された情報をもとに、自動で発注書を作成できたらどうでしょうか？しかも指定のフォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な購買活動や他のコア業務に集中できる時間を生み出すことができるかもしれませんよね！
そこで今回はこのような業務を自動化する方法を具体的に紹介します。
専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能であり、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには発注書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Googleフォームで受け付けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成し、Dropboxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までが完了し、このような課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
発注書を自動作成してDropboxに格納する方法
普段利用している様々なツールを起点として発注書を自動で作成し、完成したファイルを格納する自動化について、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これにより、発注業務の大幅な効率化とヒューマンエラーの削減が実現できますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
なお、今回は格納先をDropboxにしていますが、もちろんその他のクラウドストレージに格納することもできます！
フォームの回答をもとに発注書を作成・格納する
Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた回答データを基に、自動で発注書を作成しDropboxに保存することが可能です。
フォーム入力から発注書作成、保管までを一気通貫で自動化し、データ入力の手間と書類作成の時間を大幅に削減しましょう！
■概要 Googleフォームで受け付けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成し、Dropboxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までが完了し、このような課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 フォームで受け付けた注文内容をもとに、一件ずつ手作業で発注書を作成・管理することに手間や時間を取られていませんか。手作業での転記は、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で発注書が作成され、Dropboxの指定フォルダに格納されるため、こうした発注業務の課題を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
データベース/CRMのデータをもとに発注書を作成・格納する
Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに登録・更新された情報をトリガーとして、発注書を自動で作成しDropboxへ格納する仕組みを構築できます。
データベースと書類作成プロセスを連携させ、常に最新の情報に基づいた正確な発注書作成を実現しましょう！
■概要 発注管理をGoogle スプレッドシートで行っているものの、都度内容をコピーして発注書を作成し、手動でDropboxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行を追加するだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までを完結させ、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
チャットツールの投稿をもとに発注書を作成・格納する
SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールでの特定の投稿内容をトリガーにして、発注書を自動生成しDropboxに格納することも可能です。
チャットでの依頼内容をもとにスムーズな発注書作成フローを構築し、コミュニケーションと書類作成プロセスをシームレスに連携させましょう！
■概要 Slackで受けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成・管理していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackに特定の情報が投稿されるだけで、AIが内容を読み取り発注書を自動で作成し、Dropboxに格納まで行います。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させることに繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Microsoft Teamsでの発注依頼のやり取りは便利ですが、その後の発注書作成やファイル管理を手作業で行うのは手間がかかり、転記ミスなどの心配もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、AIが内容を読み取り発注書を自動で作成し、Dropboxに格納までを自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確で迅速な発注業務を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Googleフォームの情報から発注書を作成しDropboxへ格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに、自動で発注書を作成し、指定されたDropboxフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Googleフォームで受け付けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成し、Dropboxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までが完了し、このような課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインする
先ほど、Googleフォームでサインインしたので自動で下記の画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Dropboxの連携
1.検索する
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Googleフォームで受け付けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成し、Dropboxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までが完了し、このような課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は発注書を作成するため、下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!
※上手く反映しない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートの書類発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、発注書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形となるGoogle スプレッドシートと、保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列に、Googleフォームの回答を置換後として設定しましょう。
下記のように、それぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。置き換えたい文字列を選択してください。
また、日付のタブを押すと任意の日付を選ぶこともできますので、お好きな内容で入力してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ5：Dropboxのアップロード設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送る」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、ファイルをアップロードするDropboxの設定をします。
まだ、Dropboxのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のファイルにアップロードしたいと思います。
Dropboxのファイル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Dropboxの指定したフォルダに発注書データが保存されているはずですので、確認してみましょう!
下記赤枠のように、データが保存されていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
書類作成に関するその他の自動化事例
発注書の自動作成以外にも、書類発行機能を活用した様々な業務自動化が可能です。ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
書類作成機能を使った便利な自動化例
■概要 Google Driveに保存された報告書や議事録の内容を確認し、要約を作成して別フォーマットの書類にまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、Geminiが自動で内容を要約し、その結果を基にGoogleスプレッドシートから書類を発行するまでの一連の流れを自動化でき、書類作成業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、見積書を発行しOutlookで送信する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット このフローでは、Salesforceでのステータス更新後、自動で見積書作成から送信までが完了するため、手作業での時間を大幅に削減できます。 ■概要 Yoomのフォームに申し込みの回答が行われたら、見積書の作成と送付を行い、Googleスプレッドシートに情報を追加します。 フォームの回答のみで見積書の送付とデータ蓄積が可能です。 ■事前準備 ・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。 ※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。 https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779 ・事前に見積書の雛形となるGoogleスプレッドシートを用意します。 ※今回商品名と単価を紐つける関数を使用しているので、詳細は実際のシートをご参照ください。 ■実際に使用している見積書雛形のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。） ※商品名と単価を別シートでVLOOKUPさせているため、書類発行時はそのシートを非表示にしてください。 ■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。） ・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufWo-xXgeEa8WNesy21TmhGYjphzOSQ0OwPvIg-8e_I/edit#gid=0 ■作成方法 ①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。 ・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、申し込み商品、必要数量等を質問項目に設定します。 ・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。 ※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267 ②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・スプレッドシートID：事前に用意した見積書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。 ・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。 ・ファイル名：任意のファイル名を設定します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む） ・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。（アウトプットを埋め込む） ※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 ※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ※商品と単価を紐つけるために用意しているシートはこの時点では非表示としてください。 ③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。 ・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。 ・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。 ・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。 ※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307 ④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。 ・実行アクション：レコードを追加する ・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。 ・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。 ・テーブル範囲：列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Gと設定しています。 ・追加するレコードの値：列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。 また、見積書の送付済みフラグなどがあれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。 ※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465 ■概要 雇用契約書の送付依頼フォームが送付された際、自動的に雇用契約書を発行し、クラウドサインを使用して契約書を送付します。 契約手続きが効率的に行え、遅延や手違いを回避できます。 ■設定方法 1.フォームトリガーを作成し、雇用契約書の送付依頼に必要な項目を設定してください。 2.「承認を依頼する」オペレーションで承認者と承認内容の詳細を設定してください。 3.「書類を発行する」オペレーションで雛形書類と発行書類の設定をしてください。 4.クラウドサインの「書類の作成」アクションで書類タイトル等の設定をしてください。 5.クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。 6.クラウドサインの「宛先の追加」アクションで書類ID等やメールアドレス、宛先を指定してください。 7.クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで書類IDを指定してください。 8.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで投稿先のチャンネルやメッセージを設定してください。 ■注意事項 ・クラウドサイン、Slack、GoogleドキュメントとYoomを連携する必要があります。 ・通知の内容や送付先をカスタマイズして、ビジネスニーズに合わせて設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
営業担当者がSalesforceで商談のステータスを更新するだけで、自動的に見積書が作成され、Outlookを通じて顧客に送信されます。
これにより、手動での見積書作成やメール送信の手間を省き、迅速な対応が可能となります。
また、見積書作成時の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防止します。
自動化により、見積書の即時送信されることで顧客への迅速な対応が可能となり、信頼性の向上につながります。
まとめ
発注書の作成と保管プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた発注情報の転記や書類作成、格納の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なルーチンワークから解放され、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能となり、発注漏れや誤発注のリスクも低減させることができるかもしれませんよね！
今回ご紹介したように、業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを自動化可能です。
もし発注業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
