【簡単設定】様々なツールから発注書を自動作成して保管する方法

データベース/CRMのデータをもとに発注書を作成・格納する

Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに登録・更新された情報をトリガーとして、発注書を自動で作成しDropboxへ格納する仕組みを構築できます。
データベースと書類作成プロセスを連携させ、常に最新の情報に基づいた正確な発注書作成を実現しましょう！

チャットツールの投稿をもとに発注書を作成・格納する

SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールでの特定の投稿内容をトリガーにして、発注書を自動生成しDropboxに格納することも可能です。
チャットでの依頼内容をもとにスムーズな発注書作成フローを構築し、コミュニケーションと書類作成プロセスをシームレスに連携させましょう！

Googleフォームの情報から発注書を作成しDropboxへ格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに、自動で発注書を作成し、指定されたDropboxフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、Dropboxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定および、Google スプレッドシートとDropboxアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Googleフォームの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。

2.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインインする
先ほど、Googleフォームでサインインしたので自動で下記の画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Dropboxの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。

2.ログインする
‍下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：フォームトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は発注書を作成するため、下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。

Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• フォームID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!

※上手く反映しない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートの書類発行設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.書類の連携
ここでは、発注書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形となるGoogle スプレッドシートと、保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。

• Google スプレッドシート：今回は下記のような発注書の雛形を作成しました。
  雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
  ※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
  

• Google Drive：出来上がった発注書の格納先となる、Google Driveのフォルダを作成してください。今回は下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
  

Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。

• スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogle スプレッドシートを選択してください。
  

• 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
• 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列に、Googleフォームの回答を置換後として設定しましょう。
下記のように、それぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。置き換えたい文字列を選択してください。

また、日付のタブを押すと任意の日付を選ぶこともできますので、お好きな内容で入力してください。

今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。

ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!

ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!

最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。

ステップ5：Dropboxのアップロード設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送る」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.API接続設定
ここでは、ファイルをアップロードするDropboxの設定をします。
まだ、Dropboxのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のファイルにアップロードしたいと思います。

Dropboxのファイル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。

• フォルダのパス：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したDropboxのフォルダを指定しましょう。
  

• ファイル名：前のステップで作成した発注書のファイル名が、デフォルトで入力されています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
• ファイル：こちらも、作成した発注書があらかじめ設定されているので、変更は不要です。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Dropboxの指定したフォルダに発注書データが保存されているはずですので、確認してみましょう!
下記赤枠のように、データが保存されていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

書類作成に関するその他の自動化事例

発注書の自動作成以外にも、書類発行機能を活用した様々な業務自動化が可能です。ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。

書類作成機能を使った便利な自動化例

まとめ

発注書の作成と保管プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた発注情報の転記や書類作成、格納の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーチンワークから解放され、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能となり、発注漏れや誤発注のリスクも低減させることができるかもしれませんよね！

今回ご紹介したように、業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを自動化可能です。

もし発注業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！