■概要
Slackで受けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成・管理していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackに特定の情報が投稿されるだけで、AIが内容を読み取り発注書を自動で作成し、Dropboxに格納まで行います。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させることに繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受けた依頼をもとに発注書を手作業で作成している方
- 手作業による情報転記ミスや、発注書の格納漏れなどをなくしたい方
- 発注に関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に発注書の作成から格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から発注に必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションの書類を発行する機能でGoogle スプレッドシートを選択し、抽出した情報をもとに発注書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した発注書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、発注依頼の投稿を検知したいチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能では、Slackの投稿内容から発注書の作成に必要となる項目（宛名、品名、金額など）を任意で設定して抽出できます。
- 書類を発行する機能では、発注書の元となるGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを任意で指定し、どのセルにどの情報を反映させるか設定可能です。前段階で取得した情報を変数として設定することもできます。
- Dropboxでは、作成したファイルを保存するフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名には、抽出した取引先名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項
- SlackとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
