■概要
Microsoft Teamsでの発注依頼のやり取りは便利ですが、その後の発注書作成やファイル管理を手作業で行うのは手間がかかり、転記ミスなどの心配もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、AIが内容を読み取り発注書を自動で作成し、Dropboxに格納までを自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確で迅速な発注業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成している方
- 発注書の作成から格納までのプロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
- 複数のツールを連携させ、購買やバックオフィス業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿から発注書作成、Dropboxへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、作成した書類の格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsの投稿内容から品名や数量、金額などの発注情報を抽出します。
- 次のオペレーションで書類を発行する機能を設定し、事前に用意したGoogle スプレッドシートの雛形をもとに発注書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した発注書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガーでは、発注依頼の投稿を検知するチャネルを任意で設定してください。
- AI機能では、Microsoft Teamsのメッセージ本文から抽出するデータ項目（取引先名、品番、数量など）を任意で設定できます。
- 書類を発行する機能では、発注書の元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意に指定し、抽出した情報を偏すとして、反映させるセルを自由に設定可能です。
- Dropboxのアクションでは、作成した発注書を保存するフォルダやファイル名を任意で設定でき、ファイル名には取引先名など変数を利用することも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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