Googleフォームの回答内容をもとに発注書を自動作成して、Dropboxに格納する

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■概要

Googleフォームで受け付けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成し、Dropboxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までが完了し、このような課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームとDropboxを用いた受発注管理の効率化を検討している方
手作業での発注書作成に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない担当者の方
発注情報の転記ミスなどのヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの回答から発注書作成、格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
手作業による情報の転記プロセスをなくすことで、入力間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた発注書を作成します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された発注書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、連携の起点としたいフォームのIDを任意で指定してください。
Google スプレッドシートのオペレーションでは、発注書のテンプレートとして使用するシートのIDなどを設定してください。
Dropboxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

Googleフォーム、Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133