フォームの回答内容をもとに発注書を自動作成して、Dropboxに格納する

■概要

フォームで受け付けた注文内容をもとに、一件ずつ手作業で発注書を作成・管理することに手間や時間を取られていませんか。手作業での転記は、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で発注書が作成され、Dropboxの指定フォルダに格納されるため、こうした発注業務の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームを利用した受発注業務で、手作業での書類作成に手間を感じている方
• 発注書の作成や管理をDropboxで行っており、入力ミスや格納漏れを防ぎたい方
• 定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動で発注書が作成・格納されるため、これまで手作業で行っていた書類作成やファイル管理の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや、ファイル名のつけ間違い、格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、発注書の雛形として利用するGoogle スプレッドシートと、ファイルの格納先となるDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発注内容を受け付けるための入力項目を設定します。
3. 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、発注書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、フォームで取得した情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された発注書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する入力項目は、商品名や数量、金額など、業務に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
• 書類を発行する機能では、現在お使いのGoogle スプレッドシートを発注書の雛形として指定し、フォームで受け付けた情報を任意のセルに差し込めます。
• Dropboxにアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名に取引先名や日付といったフォームの回答内容を含めることも可能です。

■注意事項

• Dropbox、Google スレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。