Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を作成してホットプロファイルで商談ステータスを更新する

■概要

ホットプロファイルで管理している商談に対して、請求書を発行する際に、手作業での書類作成やステータス更新に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、請求書の発行からホットプロファイル上の商談ステータス更新、関係者への通知までを自動で完結させます。請求書発行に伴う一連の定型業務を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

ホットプロファイルを利用し、請求書発行プロセスを自動化したいと考えている方
Google スプレッドシートで請求情報を管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
請求書発行後の商談ステータス更新漏れを防ぎ、営業管理の精度を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの更新を起点に請求書作成からホットプロファイルへの反映までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手動でのデータ入力やステータス変更が不要になるため、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を検索」アクションを設定し、更新された行情報をもとに該当の商談を特定します。
続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を更新」アクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
ホットプロファイルの検索オペレーションでは、商談を特定するための検索条件を任意で設定することが可能です。
書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートの雛形とトリガーやホットプロファイルの情報を利用して、請求書を発行できます。また、ファイルの保存先は任意で設定可能です。
メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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