Zoho CRMで商談が作成されたら、契約書を作成しファイルを添付する

■概要

Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMを利用しており、商談に関するPDF書類作成と添付作業を効率化したい営業担当者の方
• 手作業によるデータ転記やファイル添付でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
• 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMで商談が作成されると、契約書などのPDF作成からファイル添付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• Zoho CRMの情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を基に雛形から書類を作成します
5. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談にファイルを添付」アクションを設定し、作成されたファイルを該当の商談に添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメインやチャネルIDを設定してください
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。