Asanaでタスクが追加されたら、説明を要約してBacklogに課題を追加する

■概要

プロジェクト管理ツールAsanaで新しいタスクが追加されるたびに、その内容を確認し、Backlogへ手動で課題を登録する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Asanaへのタスク追加をトリガーに、AI機能がタスク説明を自動で要約し、その内容をBacklogに課題として登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとBacklogを併用し、タスクや課題の二重入力に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
• タスクの連携作業における抜け漏れや、内容の要約作業に時間を取られているチームメンバーの方
• 複数のツール間での情報共有を効率化し、チームの生産性向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると、AI機能による要約を経て自動でBacklogに課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記や要約のばらつきがなくなるため、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、情報の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。Asanaのどのプロジェクトを監視対象とするかを指定してください。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、Asanaタスクの説明部分をインプットとして指定します。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定します。AI機能によって要約されたテキストを課題の説明に設定し、その他必要な情報を入力してBacklogに課題が追加されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaトリガーにおけるフローボットの起動間隔は、業務の状況に応じて任意で設定することが可能です。例えば、「5分ごと」「1時間ごと」など、タスクの発生頻度に合わせて調整してください。
• AI機能による要約では、生成されるテキストの文字数や、含めるべきキーワードなどの条件を任意で設定できます。Backlogの課題として管理しやすい情報量や粒度に調整してください。

■注意事項

• Asana、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。