Google Driveで特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、HubSpotにコンタクトを作成する

■概要

Google Driveにアップロードされた名刺画像や顧客情報リストなどを、都度手作業でHubSpotに転記する業務は手間がかかり、入力ミスなども発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能でファイル内の情報を自動で読み取り、HubSpotへコンタクトとして登録できます。HubSpotとGoogle Driveを連携させることで、顧客情報の登録作業を効率化し、データ入力の正確性を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとGoogle Driveを併用し、顧客情報の管理を手作業で行っているマーケティングや営業担当者の方
• Google Driveに保存した名刺画像などの情報を、HubSpotへ手作業で転記する業務に課題を感じている方
• 顧客情報の登録プロセスを自動化し、入力ミスを防ぎながらデータ管理の精度を高めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点として、HubSpotへのコンタクト作成までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 条件に合致した場合、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで対象ファイルをダウンロードします。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に新規コンタクトを作成します。

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、処理対象としたいファイルの条件を任意で設定することが可能です。例えば「名刺」という文字列を含むファイルがアップロードされた場合のみ、フローを起動させるといった設定ができます。
• HubSpotでコンタクトを作成する際、OCR機能で読み取った情報をどの項目に登録するかを任意で設定できます。会社名や氏名といった標準項目だけでなく、独自に設定したカスタム項目へのデータ登録にも対応しています。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Google Drive、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。