「新しいプロジェクトが始まるたびに、手動で共有ドライブを作成するのが面倒…」
「急なプロジェクトで作成を忘れたり、権限設定を間違えたりして、情報共有が遅れてしまう…」
このように、プロジェクト開始時の共有ドライブ作成と管理に、手間や課題を感じていませんか？
もし、プロジェクト管理ツールで新しいプロジェクトが立ち上がったタイミングをトリガーに、関連する共有ドライブを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。プロジェクトの立ち上がりをスムーズにし、より重要なタスクに集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはプロジェクト管理ツールと連携して共有ドライブを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GitLabでプロジェクトが作成されたら、Google Driveで共有ドライブを作成する
試してみる
GitLabと連携してGoogle Driveの共有ドライブを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GitLabでプロジェクトが作成された際に、Google Driveで共有ドライブを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GitLab ／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GitLabとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- GitLabのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GitLabでプロジェクトが作成されたら、Google Driveで共有ドライブを作成する
試してみる
ステップ1：GitLabとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.GitLabとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.Google DriveとYoomのマイアプリ連携
基本的な設定方法を解説しているナビのGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考に、Google Driveをマイアプリ連携しましょう！
※今回のフローでは、Google Driveに共有ドライブを作成します。GoogleWorkSpaceに登録していないアカウントでは、共有ドライブの作成が出来かねますのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
GitLabでプロジェクトが作成されたら、Google Driveで共有ドライブを作成する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：GitLabでプロジェクトが作成されたら
「プロジェクトが作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「GitLabと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
GitLabにテスト用のプロジェクトを作成しましょう。
例として以下のように作成しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Google Driveで共有ドライブを作成する
「共有ドライブを作成」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Drriveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「リクエストID」を設定しましょう。
今回は「取得した値」を使用して以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「共有ドライブ名」を設定しましょう。
以下は例です。固定のテキストと「取得した値」を使用しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Google Driveに共有ドライブが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例
Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveを使った自動化例
受信したファイルを基にMisocaで見積書を自動作成したり、ファイルがアップロードされた際にTelegramへ通知を飛ばしたりすることが可能です。また、Sansanで登録された名刺画像を自動で格納する、あるいはSalesforceで取引先が登録された瞬間に専用のフォルダを自動生成するなど、CRMや外部ツールと連携した高度なファイル管理が実現できます。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveから顧客データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートする
試してみる
GoogleDriveから顧客データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートするフローです。
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する
試してみる
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
Google DriveでファイルがアップロードされたらAdobe Acrobat Signに格納する
試してみる
■概要
「Google DriveでファイルがアップロードされたらAdobe Acrobat Signに格納する」フローは、クラウドストレージと電子署名サービスの連携を自動化する業務ワークフローです。ファイル管理や署名プロセスを手動で行う手間を減らし、効率的な業務運営をサポートします。特に、ドキュメントの承認や署名が頻繁に発生するチームにとって、Adobe Acrobat Signへの自動格納は作業時間の短縮とミスの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保存・管理しており、Adobe Acrobat Signとの連携を検討している方
・ドキュメントの承認や署名作業を効率化したいビジネスプロセス担当者
・手動でのファイル転送や署名依頼に時間を取られているチームリーダー
■注意事項
・Google Drive、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する
試してみる
Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知するフローです。
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
・データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
・書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・Zoho Forms、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする
試してみる
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する
試してみる
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveをファイル管理に活用している方
・従業員ごとのフォルダを作成し、資料の保管を行なっている方
・手作業でのフォルダ作成に時間がかかり効率化したいと考える方
2.freee人事労務を活用して従業員情報の管理を行なっている方
・日々の業務の中で多くの名刺を受け取っており、管理を行う方
・Sansanに登録された企業ごとにデータ管理を行なっている方
■注意事項・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
共有ドライブの作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト開始時の共有ドライブ作成と設定作業の手間を削減し、作成漏れや設定ミスを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーは迅速に必要な情報へアクセスでき、スムーズに業務を開始できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：共有ドライブの作成完了をSlackなどで動通知できますか？
A：
はい、可能です！「共有ドライブを作成」オペレーション直下の「+」マークからSlackを検索して、該当のオペレーションを設定しましょう。
Q：命名規則を細かく設定できますか？
A：
はい、可能です！例えば、「日付」や「取得した値」のプロジェクトIDなどを使用して設定できます。
