【ノーコードで実現】プロジェクト管理ツールとGoogle Driveを連携して共有ドライブを自動作成する方法

「新しいプロジェクトが始まるたびに、手動で共有ドライブを作成するのが面倒…」
「急なプロジェクトで作成を忘れたり、権限設定を間違えたりして、情報共有が遅れてしまう…」
このように、プロジェクト開始時の共有ドライブ作成と管理に、手間や課題を感じていませんか？

もし、プロジェクト管理ツールで新しいプロジェクトが立ち上がったタイミングをトリガーに、関連する共有ドライブを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。プロジェクトの立ち上がりをスムーズにし、より重要なタスクに集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはプロジェクト管理ツールと連携して共有ドライブを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

GitLabでプロジェクトが作成されたら、Google Driveで共有ドライブを作成する

試してみる

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■概要

GitLabで新しいプロジェクトが開始されるたびに、手動でGoogle Driveの共有ドライブを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則のミスが発生しやすい業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、GitLabでプロジェクトが作成されると、自動でGoogle Driveに指定した名前の共有ドライブが作成されるため、手作業による負担やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitLabでのプロジェクト作成に連動してGoogle Driveの共有ドライブを管理している方
• プロジェクト開始時のファイル共有準備を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
• 手動による共有ドライブの作成漏れや設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GitLabでプロジェクトが作成されると自動で共有ドライブが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのドライブ作成時に発生しがちな作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitLabとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGitLabを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「共有ドライブを作成」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveで共有ドライブを作成する際に、リクエストIDは任意の値で設定が可能です。
• 作成する共有ドライブ名は、GitLabのプロジェクト名などの動的な情報を含めることや、固定のテキストを設定するなど、任意の内容で設定できます。

■注意事項

• GitLabとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

GitLabと連携してGoogle Driveの共有ドライブを自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、GitLabでプロジェクトが作成された際に、Google Driveで共有ドライブを自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：GitLab ／Google Drive 

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GitLabとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• GitLabのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

GitLabでプロジェクトが作成されたら、Google Driveで共有ドライブを作成する

試してみる

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■概要

GitLabで新しいプロジェクトが開始されるたびに、手動でGoogle Driveの共有ドライブを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則のミスが発生しやすい業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、GitLabでプロジェクトが作成されると、自動でGoogle Driveに指定した名前の共有ドライブが作成されるため、手作業による負担やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitLabでのプロジェクト作成に連動してGoogle Driveの共有ドライブを管理している方
• プロジェクト開始時のファイル共有準備を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
• 手動による共有ドライブの作成漏れや設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GitLabでプロジェクトが作成されると自動で共有ドライブが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのドライブ作成時に発生しがちな作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitLabとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGitLabを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「共有ドライブを作成」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveで共有ドライブを作成する際に、リクエストIDは任意の値で設定が可能です。
• 作成する共有ドライブ名は、GitLabのプロジェクト名などの動的な情報を含めることや、固定のテキストを設定するなど、任意の内容で設定できます。

■注意事項

• GitLabとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：GitLabとGoogle Driveをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

1.GitLabとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

2.Google DriveとYoomのマイアプリ連携

基本的な設定方法を解説しているナビのGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考に、Google Driveをマイアプリ連携しましょう！

※今回のフローでは、Google Driveに共有ドライブを作成します。GoogleWorkSpaceに登録していないアカウントでは、共有ドライブの作成が出来かねますのでご注意ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

GitLabでプロジェクトが作成されたら、Google Driveで共有ドライブを作成する

試してみる

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■概要

GitLabで新しいプロジェクトが開始されるたびに、手動でGoogle Driveの共有ドライブを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則のミスが発生しやすい業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、GitLabでプロジェクトが作成されると、自動でGoogle Driveに指定した名前の共有ドライブが作成されるため、手作業による負担やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitLabでのプロジェクト作成に連動してGoogle Driveの共有ドライブを管理している方
• プロジェクト開始時のファイル共有準備を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
• 手動による共有ドライブの作成漏れや設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GitLabでプロジェクトが作成されると自動で共有ドライブが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのドライブ作成時に発生しがちな作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitLabとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGitLabを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「共有ドライブを作成」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveで共有ドライブを作成する際に、リクエストIDは任意の値で設定が可能です。
• 作成する共有ドライブ名は、GitLabのプロジェクト名などの動的な情報を含めることや、固定のテキストを設定するなど、任意の内容で設定できます。

■注意事項

• GitLabとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。

ステップ3：GitLabでプロジェクトが作成されたら

「プロジェクトが作成されたら」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「GitLabと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「トリガーの起動間隔」を設定します。

【注意】

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

GitLabにテスト用のプロジェクトを作成しましょう。
例として以下のように作成しました！

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」を選択しましょう。

ステップ4：Google Driveで共有ドライブを作成する

「共有ドライブを作成」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Drriveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「リクエストID」を設定しましょう。
今回は「取得した値」を使用して以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。

「共有ドライブ名」を設定しましょう。
以下は例です。固定のテキストと「取得した値」を使用しました！

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。

Google Driveに共有ドライブが作成されました！

ステップ5：トリガーをONにする

設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。

Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例

Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google Driveを使った自動化例

受信したファイルを基にMisocaで見積書を自動作成したり、ファイルがアップロードされた際にTelegramへ通知を飛ばしたりすることが可能です。また、Sansanで登録された名刺画像を自動で格納する、あるいはSalesforceで取引先が登録された瞬間に専用のフォルダを自動生成するなど、CRMや外部ツールと連携した高度なファイル管理が実現できます。

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

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■概要

Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
• 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
• 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。

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Google Driveから顧客データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートする

試してみる

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■概要

毎月、Google Driveに保存した顧客データを手動でダウンロードし、楽楽明細にインポートする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル選択のミスなどを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからデータを自動でダウンロードし、楽楽明細へインポートする一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveと楽楽明細の間で発生する、毎月のデータ連携に手間を感じている方
• 手作業によるCSVデータのダウンロードやアップロードでのミスをなくしたい経理担当者の方
• 請求関連の定型業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時にGoogle Driveから楽楽明細へデータが自動連携されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、データのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Driveと楽楽明細をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」など、フローを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
4. 最後に、オペレーションで楽楽明細の「顧客データCSVを一括取込み」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動する日時を自由にカスタマイズすることが可能です。「毎月25日」や「毎週月曜日」など、業務のサイクルに合わせて起動のタイミングを設定してください。

■注意事項

• Google Driveと楽楽明細のそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.オンラインストレージとしてGoogle Driveを使用している方

・Google Driveでファイル・フォルダの管理をしている方

・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業

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2.Misocaを使用して帳票業務を担当している方

・帳票の作成を行う総務、事務の担当者

・帳票の管理をしている経理担当者

・商品管理をしている管理担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

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■このテンプレートを使うメリット

・Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成することができるため、業務の効率化を図ることができます。

・見積書のひな型をGoogle Driveで作成している場合、AI機能を使うことで自動的に見積書を作成することができます。

・Misocaの見積書作成を自動化することができるため、文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

・Misocaの見積書作成を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。

・社内で使用しているコミュニケーションツールと連携することで、見積書作成の通知を特定のメンバーへ出すことができます。

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■注意事項

・Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google DriveでファイルがアップロードされたらAdobe Acrobat Signに格納する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードした契約書などの重要書類を、都度Adobe Acrobat Signに手作業で格納していませんか。
この一連の作業は定型的でありながらも、件数が増えると大きな手間となり、格納漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにアップロードされたファイルを、Adobe Acrobat Signに自動で格納できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとAdobe Acrobat Signを併用し、ファイル管理を行っている方
• 契約書や申込書など、重要書類の管理や転記作業に手間を感じている方
• 手作業によるファイルの格納ミスや漏れをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルを追加するだけでAdobe Acrobat Signに自動格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイルアップロード作業が不要になり、格納ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ処理を進めるなど、実行条件を指定します。
4. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「書類ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や形式など、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• Adobe Acrobat Signにファイルをアップロードする際に、格納先のベースURLやファイル名を任意に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。

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Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされたファイルを、関係者に都度手作業で共有することに手間を感じていませんか。手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveの指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でTelegramに通知を送信します。この連携により、迅速かつ確実な情報共有が実現し、ファイル共有に関する定型業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有を、より迅速かつ確実に行いたいと考えている方
• Telegramを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームのリーダーの方
• 手作業によるファイル共有の連絡で、漏れや遅延といったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でTelegramに通知が送信されるため、これまで手動で共有していた時間を短縮することができます。
• システムが自動で通知を行うため、連絡のし忘れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「Telegramに通知する」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容などを入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• Telegramの通知アクションでは、通知先のチャットIDを設定する必要があります。また、メッセージ内容は固定テキストの他、前のステップで取得したファイル名やURLなどの動的な情報を組み込むことも可能です。

‍■注意事項

• Google DriveとTelegramをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
• 書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
• 業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
• GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
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■このテンプレートを使うメリット

• データ入力の手間を削減：Googleフォームの回答が自動的にGoogleドキュメントに反映され、手動での転記作業が不要になります。
• ファイル管理の効率化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに整理・保存されるため、ファイルの探しやすさが向上します。
• 業務の正確性向上：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類作成が可能になります。
  

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業

・取引先ごと情報管理を行う業務担当

・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

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2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方

・担当企業ごとのフォルダを作成している方

・管理するデータをわかりやすく共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

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■注意事項

・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

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■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
• GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
• データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
• 書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
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■このテンプレートを使うメリット

• データ入力の手間を削減：Zoho Formsからのデータが自動でGoogleドキュメントに反映されるため、手動入力の手間が省けます。
• ミスの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な書類作成が可能になります。
• ファイル管理の効率化：Google Driveに自動保存されることで、書類の整理や共有が簡単に行えます。
  

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Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする

試してみる

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■概要

Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.名刺データの管理でSansanを利用している方

・名刺交換をする機会が多い方

・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方

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2.Google Driveでファイル管理を行う方

・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。

このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。

このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。

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■注意事項‍

・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する

試してみる

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■概要

新しい従業員の入社に伴う事務作業、特にfreee人事労務への登録後に手作業でGoogle Driveにフォルダを作成する業務は、手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけで、Google Driveに従業員ごとのフォルダ作成が自動で完了し、入社手続きの効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務での入社手続きと並行して、手作業でフォルダ作成を行っている方
• 従業員の入社手続きにおける、フォルダの作成漏れや命名ミスなどの課題を解消したい方
• 入社関連の定型業務を自動化し、よりスムーズな受け入れ体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への従業員登録を起点として、Google Driveでのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。freee人事労務から取得した従業員名など、動的な情報を利用することも可能です。
• 作成するフォルダの格納先となる、Google Driveの親フォルダもIDを指定して任意で設定できます。特定の部署や年度のフォルダ配下に作成する場合などに活用できます。

■注意事項‍

・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

共有ドライブの作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト開始時の共有ドライブ作成と設定作業の手間を削減し、作成漏れや設定ミスを防ぐことができます。

これにより、プロジェクトメンバーは迅速に必要な情報へアクセスでき、スムーズに業務を開始できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問