「問い合わせフォームに届いた内容を、一件ずつTrelloにコピー＆ペーストしている…」
「ミーティングで決まったタスクを、後から思い出しながらTrelloのカードにしているけど抜け漏れが心配…」
このように、様々な場面で発生する情報をTrelloに手作業で入力する業務に、手間や課題を感じていませんか？
問い合わせフォームに回答があった際に、自動でTrelloにカードを作成したり、特定のメールを受信したらその内容をカードとして起票したりできる仕組みがあれば、これらの面倒な転記作業や入力ミスから解放されます。
より重要なプロジェクトの進行や戦略立案といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTrelloへカードを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、要約してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などの情報を、一件ずつ確認してTrelloへ手作業で転記していませんか？内容を把握して要約する手間や、コピー＆ペーストによる転記ミスに課題を感じている方も多いはずです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングでAIが自動で内容を要約し、Trelloへカードを新規作成するため、こうした手間のかかる作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとTrelloを使い、問い合わせ対応やタスク管理を手作業で行っている方
・フォームの回答内容を確認し、Trelloへ転記する作業に時間を取られている担当者の方
・TrelloとGoogleフォームの連携を自動化し、チームの業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答からTrelloのカードを作成するフローを作ってみよう
それではここから、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容を要約してTrelloにカードを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello／Googleフォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TrelloとGoogleフォームのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、要約してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などの情報を、一件ずつ確認してTrelloへ手作業で転記していませんか？内容を把握して要約する手間や、コピー＆ペーストによる転記ミスに課題を感じている方も多いはずです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングでAIが自動で内容を要約し、Trelloへカードを新規作成するため、こうした手間のかかる作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとTrelloを使い、問い合わせ対応やタスク管理を手作業で行っている方
・フォームの回答内容を確認し、Trelloへ転記する作業に時間を取られている担当者の方
・TrelloとGoogleフォームの連携を自動化し、チームの業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：TrelloとGoogleフォームをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Googleフォームのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleフォームを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
アクセス許可画面が表示されるので、確認し「続行」をクリックしましょう。
マイアプリにGoogleフォームが表示されていれば、連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームで回答が送信されたら、要約してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などの情報を、一件ずつ確認してTrelloへ手作業で転記していませんか？内容を把握して要約する手間や、コピー＆ペーストによる転記ミスに課題を感じている方も多いはずです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングでAIが自動で内容を要約し、Trelloへカードを新規作成するため、こうした手間のかかる作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとTrelloを使い、問い合わせ対応やタスク管理を手作業で行っている方
・フォームの回答内容を確認し、Trelloへ転記する作業に時間を取られている担当者の方
・TrelloとGoogleフォームの連携を自動化し、チームの業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogleフォームのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にフォーム回答を受信する必要があるので、Googleフォームに移動し『フォーム作成→回答送信』を行いましょう。
作成する内容は、架空の情報（「山田テスト」や「テスト案件」など）でOKです。
今回は以下の内容でテストを行います。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
- ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォームID」は、該当のフォームのURL内から取得可能です。
｛https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit｝の｛●●●●●●｝部分がフォームIDとなります。
入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、フォーム回答のデータが反映されます。
また、以下のように取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用され、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※取得した値とは？
なお、Googleフォームをトリガーに設定した場合、デフォルトで取得できる値は「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっております。
ユーザーの回答内容を取得するためには、JSONPATHを用いて、取得した値を追加する必要があります。
詳しい取得方法については、以下のページをご確認ください。
設定が完了したら「完了」をクリックし、次へ進みましょう。
ステップ4：AI機能でテキストを生成する設定
フォームの回答内容を、AI機能で要約していきます。
「テキストを生成する」を、クリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 が、設定されています。
指示可能なプロンプトの文字数によって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は「変更」から選択可能です。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を『取得した値』を活用し、自由に入力できます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っていますが、そのまま利用しても、必要に応じて任意の指示に変更しても問題ありません。
「言語」は、必要があれば設定してください。
全ての設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、テキストが出力されます。
内容を確認し「完了」を押してください。
ステップ5：Trelloでカードを作成する設定
「新しいカードを作成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するTrelloのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「ボードID」は、注釈を確認し入力しましょう。
該当ボードのURL内から取得可能です。
▼参考：ボードID取得箇所
「リストID」は、カードを追加するリストのIDを『候補』から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「タイトル」は、任意で設定可能です。
固定値と変数(取得した値)を組み合わせて自由に作成してみましょう。
「期日」も、任意で設定できます。
『日付』から設定することで動的に期日を変更できるので、ぜひ活用してください。
「説明」は、前ステップで生成されたテキストを設定しましょう。
全ての入力が完了したら「テスト」を押して下さい。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にカードが作成されるので、Trelloを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容を要約してTrelloにカードを自動で作成するフローの連携手順になります！
TrelloのAPIを使ったその他の自動化例
TrelloのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Trelloを使った自動化例
Trelloを外部アプリと連携させることで、情報の集約や管理業務を効率化できます。例えば、WordPress.orgやZoho Mail、Jotformなどに届いた情報を、Trelloのカードとして自動で作成できます。また、Web会議の文字起こし結果をタスクとして登録したり、AIでカードの優先度を判定してラベルを付与することも可能です。
さらに、カードが特定のリストへ移動した際にSalesforceやPipedriveへ情報を転記したり、期限の一括更新やSlackへの通知を自動化することで、手作業を減らしながらプロジェクトの状況を正確に把握できます。
■概要
「Jotformの回答内容をTrelloに登録する」フローは、Jotformで収集したフォームの回答を自動的にTrelloのカードとして追加する業務ワークフローです。
フォームを使用してデータを集める際、回答内容を手動でTrelloに入力するのは時間がかかり、ミスが発生しやすくなります。
このワークフローを活用することで、Jotformからの回答が自動的にTrelloに反映され、効率的なタスク管理やプロジェクトの進行が可能になります。
これにより、チーム全体の生産性向上をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して顧客やチームからの回答を収集している方
・Trelloでタスク管理を行っており、フォームデータを手動で入力する手間を省きたい方
・データ入力の自動化により業務効率を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたい管理職の方
・フォームからのデータをリアルタイムでタスクとして管理したい方
■注意事項
・Jotform、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Mailchimpで購読者が追加されたら、Trelloにカードを自動作成する
試してみる
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成していませんか？この単純作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに購読者が追加されたタイミングで、Trelloにカードを自動で作成できます。手作業によるタスク管理の手間を省き、よりスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとTrelloを連携させ、リード管理を効率化したいマーケティング担当者の方
・新規購読者へのアプローチ漏れを防ぎ、タスク管理を徹底したいチームリーダーの方
・手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Mailchimp、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知するフローです。
WordPress.orgでコメントが投稿されたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
Trelloでカードが指定のリストへ移動されたら、Pipedriveでリードを作成する
試してみる
■概要
Trelloで管理しているタスクや案件情報を、営業管理のためにPipedriveへ手動で入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストへ移動されるだけで、Pipedriveへのリード作成が自動で完了するため、PipedriveとTrelloの連携をスムーズに実現し、営業活動の初動を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloからPipedriveへの情報転記を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者の方
・PipedriveとTrelloを連携させ、タスク管理からリード管理までをシームレスに繋げたい方
・手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、営業プロセスの標準化を図りたいマネージャーの方
■注意事項
・Trello、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Trelloでカードが更新されたら、AIで優先度を自動判定しカードにラベルを追加する
試してみる
■概要
Trelloでタスク管理を行う中で、カードが増えるにつれて優先度付けが煩雑になっていませんか？手動でのラベル設定は時間がかかるだけでなく、判断基準も属人化しがちです。
このワークフローを活用すれば、Trelloカードの更新をトリガーとして、AIがカードの内容を解析し優先度を自動で判定します。
判定結果に基づき適切なラベルが自動で付与されるため、タスク管理の効率化と標準化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ったタスク管理をより効率的に行いたいプロジェクトマネージャーの方
・タスクの優先度判断を自動化し、チームの生産性を向上させたいチームリーダーの方
・手動でのラベル付け作業に手間を感じており、ヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・TrelloとYoomを連携してください。
Trelloのカードが指定リストに移動したら、Salesforceにタスクを自動作成する
試してみる
■概要
Trelloでプロジェクトの進捗を管理し、完了したタスクをSalesforceに手作業で入力していませんか？この方法は時間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードを指定のリストに移動させるだけで、Salesforceへのタスクを自動作成できるため、タスク管理の二重入力といった手間を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとSalesforceを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
・Salesforceでのタスク作成を自動化し、入力漏れなどのミスを防ぎたい方
・プロジェクトの進捗と顧客管理をスムーズに連携させたいマネージャーの方
■注意事項
・TrelloとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Trelloの特定リストのカードの期限を一括で更新する
試してみる
■概要
Trelloで多数のカードを管理していると、プロジェクトの遅延などで複数のカードの期限をまとめて変更したい場面はありませんか。
一枚ずつ手作業で更新するのは時間がかかり、設定ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Trelloのカード期限などを一括で更新する作業が自動化でき、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloで多数のカードを管理し、期限の一括更新に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業によるカード情報の更新作業で、入力ミスや更新漏れなどの課題を抱えている方
・Trelloを活用したタスク管理をさらに効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・TrelloとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Web会議が終了したら、文字起こしして自動的にTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、決定事項をタスクに落とし込む作業に手間を感じていませんか。
特に、会議の音声を聞き返して内容を文字起こしし、手作業でTrelloに転記する業務は時間もかかり、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Web会議が終了すると、音声を自動で文字起こししてTrelloにタスクとしてカードを登録できるため、こうした一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Web会議の音声データを聞き返しながら、手作業でTrelloへ文字起こししている方
・会議で発生したタスクのTrelloへの登録漏れや、転記ミスを防ぎたい方
・議事録作成やタスク管理のプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・TrelloとYoomを連携してください。
・Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/11550145
Zoho Mailでメールを受信したら、Trelloに新しいカードを作成する
試してみる
まとめ
Trelloへのカード作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、タスクの起票漏れがなくなり、チームメンバーは最新の状態でプロジェクトの進捗を確認できるため、よりスムーズな連携が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：受信メールの内容からカードを作成する具体的な方法は？
A：
本記事ではフォーム受信をトリガーにカードを作成するフローをご紹介しましたが、トリガーをメール受信に変更することで、受信メールの内容からカードを作成することが可能です。
設定方法の詳細については、以下のヘルプページをご確認ください。
- 連携可能なアプリ（メールをトリガーとして利用できるアプリをご確認いただけます。）
- メールトリガーの設定方法（受信メールをトリガーにしたフローボットの作成手順をご紹介しています。）
- 基本的なフローボットの作成方法（フロー全体の作成手順を基礎から確認できます。）
Q：AIによる要約の精度を上げるプロンプトのコツは？
A：
「何を・どの形式で要約したいか」を具体的に指示することが重要です。
たとえば、以下の点を意識して設定してください。
- 要約の目的を明確にする（例：「Trelloのカード説明欄に記載するため、内容を簡潔に要約する」など）
- 抽出したい情報を指定する（例：「要件」「期限」「問い合わせ内容」など）
- 文字数や文体を指定する（例：「50文字以内」「箇条書き」「簡潔に」など）
このように条件を具体化することで、回答内容にばらつきが出にくくなり、安定した要約結果を得ることができます。
Q：自動化が途中で失敗した場合の対処法はありますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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