Googleフォームで回答が送信されたら、要約してTrelloにカードを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などの情報を、一件ずつ確認してTrelloへ手作業で転記していませんか？内容を把握して要約する手間や、コピー＆ペーストによる転記ミスに課題を感じている方も多いはずです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングでAIが自動で内容を要約し、Trelloへカードを新規作成するため、こうした手間のかかる作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとTrelloを使い、問い合わせ対応やタスク管理を手作業で行っている方
• フォームの回答内容を確認し、Trelloへ転記する作業に時間を取られている担当者の方
• TrelloとGoogleフォームの連携を自動化し、チームの業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答送信後、Trelloへのカード作成までが自動化されるため、転記や要約にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションでフォームの回答内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、AIが要約したテキストなどをカードに出力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• AIによるテキスト生成では、フォームの回答をどのように要約・整理するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数によって消費タスク数が変動する点にご注意ください。
• Trelloでカードを作成する際に、対象のボードやリストを任意で指定することが可能です。また、カードのタイトルや説明欄に固定の文言を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりといった設定も行えます。

■注意事項

• Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。