■概要
組織変更や人事異動に伴うTOKIUMの部署情報更新は、正確性が求められる一方で、手作業での対応は手間がかかり更新漏れのリスクも伴います。特に、部署情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、二重入力の手間や情報の不整合が発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけでTOKIUMの部署情報が自動で更新されるため、こうした定型業務を効率化し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TOKIUMとGoogle スプレッドシートを利用し、部署情報の更新を手作業で行っている管理部門の方
- 組織変更に伴うTOKIUMへの部署情報反映を、自動化して効率を上げたいと考えている方
- 複数のSaaSにまたがる情報更新作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でTOKIUMの部署情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、部署情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTOKIUMの「部署を更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに部署情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、部署情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名、監視対象の列などを設定してください。
- TOKIUMの部署を更新するアクションでは、Google スプレッドシートから取得したどの情報をTOKIUMのどの項目に反映させるかを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
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