【ノーコードで実現】Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動格納する方法

「Microsoft Teamsのチャネルで共有された重要なファイルを、後で確認しようと思っていたのに他のメッセージに埋もれて見失ってしまった…」

「毎回手動でファイルをダウンロードして特定のフォルダに保存するのが地味に面倒…」

このように、Microsoft Teams上でのファイル管理に手間や煩わしさを感じていませんか？

もし、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが投稿されたタイミングで、指定のストレージサービスに自動で保存される仕組みがあれば、こうした手作業の手間や確認漏れといったミスから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々のファイル管理業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Teamsで共有されたファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft TeamsのファイルをBoxに自動保存するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されたら、Boxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：[Microsoft Teams]／[Box]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft TeamsとBoxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定とBoxのアクション設定
• フローをテストし、正常に動作するかを確認

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Microsoft TeamsとBoxをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】

以下のナビを参考にして設定を行ってください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

【Boxのマイアプリ連携】

以下のナビを参考にして設定を行ってください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

テンプレートをコピーすると、フロー編集画面に移動し、トリガーとアクションが設定された状態で表示されます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

トリガーの起動間隔を選択します。

トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

チームIDとチャネルIDはボックスを開いて候補から選択してください。

設定できたら、Microsoft Teamsでトリガーとなるメッセージを送信しましょう。

メッセージを送信後、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとMicrosoft Teamsの情報が取得した値に追加されます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Microsoft Teamsのフォルダ情報を取得する

アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で設定したアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

ステップ3と同様にチームIDとチャネルIDは、候補からステップ3と同じものを選択してください。

設定後、「テスト」をクリックします。

テストに成功し、内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：ファイルをダウンロードする設定

「ファイルをダウンロード」をクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。

その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。

アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で設定したアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

ドライブIDとファイルIDは、以下のように取得した値を引用して選択します。
ここではすでに値が入っているので、【←「フォルダ情報を取得する」で取得した値を引用してください】や【←トリガーで取得した値を引用してください】を削除して設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

設定できたら、「テスト」をクリックします。

テストに成功し、内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。

ステップ6：Boxのフォルダにアップロードする設定

フローに戻り、「フォルダにアップロードする」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携済みのアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

ファイル名は以下のように取得した値を引用して選択します。

ここではすでに値が入っているので、【←トリガーで取得した値を引用してください】を削除して設定してください。

格納先フォルダのコンテンツIDは注記を参考に、IDを設定してください。
ファイルの添付方法及びファイルはそのままで、「テスト」をクリックします。

テストに成功したら、Boxのフォルダを確認して、「完了」をクリックします。

これで設定は完了です！

ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認

フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Microsoft Teamsを使った自動化例

メッセージやファイルの受信に連動したOCR解析、AIによる要約・分析、他ツールへのタスク登録をシームレスに完結。
翻訳結果の共有やミーティングの自動起票、CRMと連動した通知もノーコードで自動化します。
手作業による転記や確認をなくし、チームの意思決定と情報共有を加速させましょう。

Microsoft SharePointで特定の形式のファイルが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされるたびに、手動でMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。
こうした定型業務は、情報共有の遅れや通知漏れといったミスにつながることもあります。
このワークフローは、Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携させ、特定のファイルが追加された際に自動で通知を行うため、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用し、ファイル共有の通知を手作業で行っている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、確認漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたいチームリーダーの方
・sharepoint teams間の連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えているすべてのビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsに投稿があったら、AIでテキストマイニングを行い、Microsoft Excelに追加する

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿があったら、AIでテキストマイニングを行い、Microsoft Excelに追加する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に分析・管理する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、投稿内容をAIでテキストマイニングし、自動的にMicrosoft Excelに整理・追加できます。
これにより、データの集計や分析がスムーズになり、チームの意思決定をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、投稿内容の分析や管理に課題を感じているビジネスパーソンの方
・大量のTeams投稿から有益な情報を効率的に抽出したいと考えているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・テキスト マイニング aiを活用して、コミュニケーションデータを視覚化・分析したいデータ分析担当者の方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化し、手作業の負担を減らしたい経営者や管理職の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している全ての方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Zoomでミーティングを作成してOutlookで通知する

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■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを起点とした、Zoomミーティングの手動設定に課題を感じている方
・Zoomで発行したURLをコピーし、Outlookのメールに貼り付けて通知している方
・ミーティング調整に関する一連のメール送信やZoomの操作を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿する

試してみる

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Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿するフローです。

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Microsoft Teamsで特定条件の投稿がされたら、レポートを作成してSlackに通知する

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■概要  
「Microsoft Teamsで特定条件の投稿がされたら、レポートを作成してSlackに通知する」業務ワークフローは、Microsoft Teamsの会話をトリガーに自動集計し、Slackへレポートを届けます。見逃しや報告漏れを減らし、SlackとMicrosoft Teamsをまたいだ情報共有をスムーズにできます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teams上の重要な投稿を見逃さず、チームに通知したい方
・レポート作成や集計作業に時間を取られているチームリーダーの方
・Slackで情報共有しつつ、Microsoft Teamsの会話も効率的に管理したい方
・日々の報告業務を自動化してヒューマンエラーを減らしたい情報システム担当者

 ■注意事項
・Slack、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Notionのレコードに追加する

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■概要
Microsoft Teamsで共有される画像やPDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで送信された画像ファイルやPDFからテキストを自動で抽出し、Notionのデータベースへ登録する一連の流れを自動化できます。
煩雑な作業を効率化し、重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとNotionを活用し、手作業で情報転記を行っている方
・画像やPDFからテキストへの変換作業を効率化したい方
・OCR機能と各種SaaSを連携させ、手作業による転記ミスをなくしたい業務担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Microsoft Teamsで送信された特定のメッセージからデータを抽出し、Notionのタスク管理用データベースに追加する

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■概要
「Microsoft Teamsで送信された特定のメッセージからデータを抽出し、Notionのタスク管理用データベースに追加する」ワークフローは、Microsoft Teams内の指定されたメッセージから必要な情報を抽出し、そのデータをNotionのタスク管理用データベースに自動的に追加します。
このワークフローにより、タスク登録作業が自動化され、情報の整理が迅速に行われ、進捗管理が簡単に行えるようになります。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのタスクやプロジェクト進行管理を行っているチーム
・Notionをタスク管理ツールとして活用しているチーム
・Microsoft Teams内でのメッセージに基づいてタスク管理をしたいチームリーダー
・メッセージ内容を手動でタスクに変換する手間を省きたい業務担当者
・チーム内のタスクの進捗状況を一元管理したい方

■注意事項
・Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している案件情報について、関係者への共有をMicrosoft Teamsに手入力で投稿し、手間を感じていることはないでしょうか。こうした手作業は、重要な情報の伝達遅れや共有漏れを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesで新しい案件情報が作成された際に、その内容をMicrosoft Teamsへ自動で通知できるため、リアルタイムでのスムーズな情報共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
・手作業による通知業務での、情報伝達の遅延や共有漏れといった課題を解消したい営業担当者の方
・営業チーム内のコミュニケーションを円滑にし、案件対応のスピードを向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が登録されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます
・手作業での通知で発生しがちな、共有漏れやメッセージの誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します

■注意事項
・Microsoft Dynamics 365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する

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■概要
「Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」フローは、チーム内で共有されるファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にGoogle Driveに保存され、関連する管理ドキュメントが自動で更新されます。
これにより、ファイル管理の手間を削減し、最新の情報を常に保持することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチーム
・ファイルの管理やドキュメントの更新に時間を取られている業務担当者
・業務ワークフローの自動化を導入して効率化を図りたい企業のリーダー
・情報の一元管理とスピーディーな更新を重視するプロジェクトマネージャー
・手動でのファイル転送やドキュメント更新に煩わしさを感じているユーザー

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsの投稿内容をChatGPTで要約し、Google スプレッドシートでレコードを更新する

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■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsでの議論や共有内容をChatGPTが要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で反映させることが可能です。この自動化によって、情報の整理と共有がスムーズになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Teams上のコミュニケーション内容を効率的に管理したいチームリーダーの方
・ChatGPTを活用して情報の要約を自動化したいIT担当者の方
・Google スプレッドシートでのデータ管理を簡便に行いたいビジネスパーソンの方
・業務ワークフローの自動更新を目指している企業の管理者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、Google スプレッドシート、ChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

Microsoft Teamsで共有されたファイルのダウンロード・保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型業務から解放され、ダウンロード忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、重要なファイルを見失うことなく確実に管理できる体制が整い、チームメンバーは本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Q：特定のファイルだけを自動保存できますか？

A：

はい、ミニプラン以上で利用できる分岐を設定すれば可能です。

「+」から分岐を追加し、条件設定をしてください。
「分岐」の設定方法 もあわせてご確認ください。
例えば、見積書だけ保存したい場合、以下のように設定すれば可能です。

Q：保存時にファイル名を自動で変更できますか？

A：

はい、できます。
ステップ6でファイル名を指定する際に固定値を入れたり、候補から保存する日付を挿入することも可能です。