「Microsoft Teamsのチャネルで共有された重要なファイルを、後で確認しようと思っていたのに他のメッセージに埋もれて見失ってしまった…」
「毎回手動でファイルをダウンロードして特定のフォルダに保存するのが地味に面倒…」
このように、Microsoft Teams上でのファイル管理に手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが投稿されたタイミングで、指定のストレージサービスに自動で保存される仕組み があれば、こうした手作業の手間や確認漏れといったミスから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々のファイル管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft Teamsで共有されたファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方 チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。 ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。 Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Microsoft TeamsのファイルをBoxに自動保存するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されたら、Boxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：[ Microsoft Teams ]／[ Box ]
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft TeamsとBoxのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Microsoft Teamsのトリガー設定とBoxのアクション設定 フローをテストし、正常に動作するかを確認
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方 チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。 ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。 Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとBoxをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
以下のナビを参考にして設定を行ってください。
【Boxのマイアプリ連携】
以下のナビを参考にして設定を行ってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートをコピーすると、フロー編集画面に移動し、トリガーとアクションが設定された状態で表示されます。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方 チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。 ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。 Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定 まずは「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。各プランの機能制限や使用上限の一覧
チームIDとチャネルIDはボックスを開いて候補から選択してください。
設定できたら、Microsoft Teamsでトリガーとなるメッセージを送信しましょう。
メッセージを送信後、「テスト」をクリックします。取得した値 に追加されます。取得した値
ステップ4：Microsoft Teamsのフォルダ情報を取得する フローに戻り、「フォルダ情報を取得する」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で設定したアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
ステップ3と同様にチームIDとチャネルIDは、候補からステップ3と同じものを選択してください。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストに成功し、内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：ファイルをダウンロードする設定 「ファイルをダウンロード」をクリックします。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について
アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で設定したアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
ドライブIDとファイルIDは、以下のように取得した値を引用して選択します。【←「フォルダ情報を取得する」で取得した値を引用してください】や【←トリガーで取得した値を引用してください】を削除して設定してください。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功し、内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：Boxのフォルダにアップロードする設定 フローに戻り、「フォルダにアップロードする」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携済みのアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
ファイル名は以下のように取得した値を引用して選択します。
ここではすでに値が入っているので、【←トリガーで取得した値を引用してください】を削除して設定してください。
格納先フォルダのコンテンツIDは注記を参考に、IDを設定してください。
テストに成功したら、Boxのフォルダを確認して、「完了」をクリックします。
これで設定は完了です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認 設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Microsoft Teamsを使った自動化例 メッセージやファイルの受信に連動したOCR解析、AIによる要約・分析、他ツールへのタスク登録をシームレスに完結。
Microsoft SharePointで特定の形式のファイルが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされるたびに、手動でMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、情報共有の遅れや通知漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローは、Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携させ、特定のファイルが追加された際に自動で通知を行うため、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用し、ファイル共有の通知を手作業で行っている方 チーム内の情報共有を円滑にし、確認漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたいチームリーダーの方 sharepoint teams間の連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えているすべてのビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加を検知し自動で通知するため、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を短縮します 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、Microsoft Teamsを活用した迅速で正確な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式など、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、指定したチャネルに通知を送ります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル形式やファイル名に含まれるキーワードなどを条件として任意に設定し、通知したいファイルを絞り込むことが可能です Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送るチャネルを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、ファイル名やURLといった前段のフローで取得した情報を変数として埋め込めます ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsに投稿があったら、AIでテキストマイニングを行い、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるにつれて、重要な情報がチャネルの投稿に埋もれてしまうことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの情報をMicrosoft Excelで集計・分析しているが、作業に手間を感じている方 チャネル内の顧客の声やフィードバックを効率的に収集し、サービス改善に活かしたいと考えている方 AIを活用したテキストデータの分析に興味があり、業務への導入を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿後、AIによるテキストマイニングとMicrosoft Excelへの記録が自動で行われるため、情報収集と転記にかかる時間を削減できます。 手作業による情報の見落としやMicrosoft Excelへの転記ミスを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。 次に、AI機能「テキストを生成」を選択し、テキストマイニングを実施を実施するために、Microsoft Teamsの投稿内容を分析対象として指定します。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを選択し、テキストマイニングの結果を自動で追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成」オペレーションにおけるテキストマイニングでは、分析対象とするテキストとして、前のステップ（Microsoft Teamsの投稿）で取得したメッセージ内容を変数として指定できます。 「レコードを追加する」では、Microsoft Excelの列に変数を埋め込む形で任意に設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Zoomでミーティングを作成してOutlookで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsを起点とした、Zoomミーティングの手動設定に課題を感じている方 Zoomで発行したURLをコピーし、Outlookのメールに貼り付けて通知している方 ミーティング調整に関する一連のメール送信やZoomの操作を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Teamsへの投稿からZoomミーティングの作成、Outlookでのメール通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 URLの貼り間違いや案内メールの送信漏れといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、Zoom、Outlook、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使用し、Teamsの投稿内容からミーティングの議題など、必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングの情報を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチームID、およびチャネルIDを任意で設定してください。 Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ホストとして設定する任意のメールアドレスを指定することが可能です。 Outlookからメールを送信するアクションでは、通知先となるメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
Microsoft Teams、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿する
試してみる
■概要
グローバルチームとの連携において、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを都度翻訳し、Slackに転送する作業は手間がかかりがちです。この手作業は、コミュニケーションの遅延や転記ミスを招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、内容を自動で翻訳しSlackへ通知することが可能です。言語の壁によるコミュニケーションの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
海外拠点や外国籍のメンバーとMicrosoft Teamsで頻繁にやり取りする方 Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有を手作業で行っている方 複数言語が飛び交うプロジェクトでの、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿後、自動で翻訳とSlackへの通知が実行されるため、これまで翻訳や転記にかかっていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、翻訳漏れや誤った内容を転記してしまうといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「翻訳する」アクションでMicrosoft Teamsのメッセージ内容を翻訳します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで翻訳されたテキストを指定のチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知するチームID、チャネルID、フローの起動間隔を任意で設定してください。 AI機能の「翻訳する」では、翻訳対象のテキストとしてMicrosoft Teamsのメッセージ本文を指定し、翻訳先の言語を選択してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、投稿先のチャンネルIDやメッセージの本文を自由に設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsで特定条件の投稿がされたら、レポートを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの情報共有は活発ですが、特定の重要な投稿を見逃したり、その内容をまとめたレポート作成と共有に手間がかかっていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの特定チャネルの情報を効率的に収集し、Slackで共有したい方 手作業でのレポート作成や通知業務に時間を取られ、他の業務に集中できない方 Microsoft TeamsとSlack間の情報連携を自動化し、業務の迅速化を図りたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの特定投稿をトリガーに、レポート作成からSlackへの通知までを自動化するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手動での情報収集やレポート作成、通知作業に伴う見落としや誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、お使いのMicrosoft TeamsアカウントとSlackアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメッセージかどうかを判定する「コマンドオペレーション」を組み込みます。 さらに、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、Microsoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定したチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」で、監視対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 分岐機能の「コマンドオペレーション」で、どのような条件（例：特定のキーワードを含む、特定のユーザーからの投稿など）のメッセージをレポート作成の対象とするか、その分岐条件を任意で設定してください。 テキスト生成機能の「テキストを生成する」で、レポートの文字数、生成する内容を指示するプロンプト、そして出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、レポートを通知する先のチャンネルIDや、通知時のメッセージ本文を任意で設定してください。 ■注意事項
Slack、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Notionのレコードに追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで共有される画像やPDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで送信された画像ファイルやPDFからテキストを自動で抽出し、Notionのデータベースへ登録する一連の流れを自動化できます。煩雑な作業を効率化し、重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとNotionを活用し、手作業で情報転記を行っている方 画像やPDFからテキストへの変換作業を効率化したい方 OCR機能と各種SaaSを連携させ、手作業による転記ミスをなくしたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsに送信されたファイルを自動でテキスト化し、Notionへ登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、送信されたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にPDFファイルを作成します 最後に、オペレーションでNotionの各種アクションを設定し、作成したPDFファイルをアップロードしてレコードの追加や更新を行います ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、対象のファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です Notionでレコードを追加したりページのプロパティを更新したりする際に、設定項目に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です ■注意事項
Microsoft Teams、Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft Teamsで送信された特定のメッセージからデータを抽出し、Notionのタスク管理用データベースに追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの指示や依頼を、都度Notionに転記してタスク管理するのは手間がかかる作業であり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメッセージからAIが内容を自動で抽出し、Notionのデータベースへタスクとして追加できます。これにより、タスク登録の手間を省き、依頼の見落としを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで業務依頼を受け、Notionでタスクを手動で管理している方 チームのタスク依頼をMicrosoft Teamsで行い、管理を効率化したいチームリーダーの方 手作業による情報転記をなくし、タスク生成の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのメッセージを確認し、手動でNotionに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスやタスク登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定し、チャネルを指定して、メッセージを取得します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したメッセージが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。 次に、オペレーションでAIの「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを元にNotionのデータベースへ新しいタスクを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐のオペレーションでは、どのようなメッセージをタスク化の対象とするか、キーワードなどの条件を任意に設定できます。 AIのオペレーションでは、メッセージから抽出したい項目や抽出条件、プロンプトなどを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している案件情報について、関係者への共有をMicrosoft Teamsに手入力で投稿し、手間を感じていることはないでしょうか。こうした手作業は、重要な情報の伝達遅れや共有漏れを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesで新しい案件情報が作成された際に、その内容をMicrosoft Teamsへ自動で通知できるため、リアルタイムでのスムーズな情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 手作業による通知業務での、情報伝達の遅延や共有漏れといった課題を解消したい営業担当者の方 営業チーム内のコミュニケーションを円滑にし、案件対応のスピードを向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が登録されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます 手作業での通知で発生しがちな、共有漏れやメッセージの誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「案件情報が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを選択し、通知先のチャネルやメッセージ内容を設定して完了です ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsにメッセージを送る設定では、通知したいチャネルを自由に指定できます 通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの案件名や顧客情報などを変数として埋め込み、通知内容を動的にカスタマイズすることが可能です ■注意事項
Microsoft Dynamics 365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチーム ファイルの管理やドキュメントの更新に時間を取られている業務担当者 業務ワークフローの自動化を導入して効率化を図りたい企業のリーダー 情報の一元管理とスピーディーな更新を重視するプロジェクトマネージャー 手動でのファイル転送やドキュメント更新に煩わしさを感じているユーザー ■このテンプレートを使うメリット
ファイル転送の自動化：Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にGoogle Driveにアップロードされ、手動での移動作業が不要になります。 ドキュメントのリアルタイム更新：アップロードされたファイル情報が管理用ドキュメントに反映され、常に最新の状態を維持できます。 業務効率の向上：手作業によるファイル管理やドキュメント更新の負担を軽減し、他の重要な業務に集中できるようになります。 エラーリスクの削減：自動化によりヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なデータ管理を実現します。 情報の一元管理：異なるプラットフォーム間でのデータ連携がスムーズになり、情報の一元管理が可能になります。
Microsoft Teamsの投稿内容をChatGPTで要約し、Google スプレッドシートでレコードを更新する
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■概要
Microsoft Teamsのチャネルは情報が流れやすく、重要な投稿を見逃してしまったり、後から内容を追いかけるのが大変だったりしないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの特定チャネルの情報を効率的に収集・管理したいと考えている方 日々の投稿内容の確認や、報告書作成の手間を削減したい方 ChatGPTと各種SaaSを連携させ、情報収集業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの投稿を自動で要約・記録するため、情報確認や転記に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。 手作業による情報の転記ミスや、重要な内容の見逃しといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理をサポートします。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して対象のチャネルを指定します。 続いて、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定して、トリガーで取得したメッセージ内容を要約するよう指示します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「要約する」では、要約のプロンプトを任意の内容にカスタムできます。「箇条書きで要約して」「重要な点を3つに絞って」など、目的に応じた指示を追加することが可能です。 「レコードを更新する」では、ChatGPTの要約結果だけでなく、トリガーで取得した情報も変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Microsoft Teams、Google スプレッドシート、ChatGPTをYoomと連携させる必要があります。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ Microsoft Teamsで共有されたファイルのダウンロード・保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型業務から解放され、ダウンロード忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：Q：特定のファイルだけを自動保存できますか？
A：
はい、ミニプラン以上で利用できる分岐を設定すれば可能です。
「+」から分岐を追加し、条件設定をしてください。「分岐」の設定方法
Q：保存時にファイル名を自動で変更できますか？
A：
はい、できます。
Q：自動化が失敗した場合はどうなりますか？
A：
ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。Slack・Chatworkへの通知設定
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法について
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
