【ノーコードで実現】Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動格納する方法

「Microsoft Teamsのチャネルで共有された重要なファイルを、後で確認しようと思っていたのに他のメッセージに埋もれて見失ってしまった…」

「毎回手動でファイルをダウンロードして特定のフォルダに保存するのが地味に面倒…」

このように、Microsoft Teams上でのファイル管理に手間や煩わしさを感じていませんか？

もし、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが投稿されたタイミングで、指定のストレージサービスに自動で保存される仕組みがあれば、こうした手作業の手間や確認漏れといったミスから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々のファイル管理業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Teamsで共有されたファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft TeamsのファイルをBoxに自動保存するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されたら、Boxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：[Microsoft Teams]／[Box]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft TeamsとBoxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定とBoxのアクション設定
• フローをテストし、正常に動作するかを確認

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Microsoft TeamsとBoxをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】

以下のナビを参考にして設定を行ってください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

【Boxのマイアプリ連携】

以下のナビを参考にして設定を行ってください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

テンプレートをコピーすると、フロー編集画面に移動し、トリガーとアクションが設定された状態で表示されます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

トリガーの起動間隔を選択します。

トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

チームIDとチャネルIDはボックスを開いて候補から選択してください。

設定できたら、Microsoft Teamsでトリガーとなるメッセージを送信しましょう。

メッセージを送信後、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとMicrosoft Teamsの情報が取得した値に追加されます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Microsoft Teamsのフォルダ情報を取得する

アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で設定したアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

ステップ3と同様にチームIDとチャネルIDは、候補からステップ3と同じものを選択してください。

設定後、「テスト」をクリックします。

テストに成功し、内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：ファイルをダウンロードする設定

「ファイルをダウンロード」をクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。

その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。

アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で設定したアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

ドライブIDとファイルIDは、以下のように取得した値を引用して選択します。
ここではすでに値が入っているので、【←「フォルダ情報を取得する」で取得した値を引用してください】や【←トリガーで取得した値を引用してください】を削除して設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

設定できたら、「テスト」をクリックします。

テストに成功し、内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。

ステップ6：Boxのフォルダにアップロードする設定

フローに戻り、「フォルダにアップロードする」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携済みのアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。