Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Notionのレコードに追加する

■概要

Microsoft Teamsで共有される画像やPDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。

このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで送信された画像ファイルやPDFからテキストを自動で抽出し、Notionのデータベースへ登録する一連の流れを自動化できます。煩雑な作業を効率化し、重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとNotionを活用し、手作業で情報転記を行っている方
• 画像やPDFからテキストへの変換作業を効率化したい方
• OCR機能と各種SaaSを連携させ、手作業による転記ミスをなくしたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsに送信されたファイルを自動でテキスト化し、Notionへ登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、送信されたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にPDFファイルを作成します
6. 最後に、オペレーションでNotionの各種アクションを設定し、作成したPDFファイルをアップロードしてレコードの追加や更新を行います

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、対象のファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です
• Notionでレコードを追加したりページのプロパティを更新したりする際に、設定項目に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Microsoft Teams、Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924