Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Googleドキュメント
と
Microsoft SharePoint
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまったり、各チャネルに分散して管理が煩雑になったりしていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが添付されたメッセージが送信されると、自動でGoogle Driveにファイルをアップロードし、管理用のGoogleドキュメントに記録を残すことができます。ファイル管理の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで共有されたファイルの管理に課題を感じている方
- Google Driveをファイルストレージとして活用し、情報の一元管理を自動化したいと考えているチーム
- 手作業によるファイルの転記や管理台帳への記録を行っており、入力漏れやミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、Google Driveへの保存とドキュメントへの記録が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、管理ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を用い、ファイルが添付されている場合のみ処理が進むよう設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに投稿されたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、管理用のドキュメントにファイル名などの情報を追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル添付の有無だけでなく、特定のキーワードを含むメッセージを条件にするなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます。
- Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際、サイトIDやドライブIDなどを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルの格納先となるフォルダIDや、アップロード時のファイル名を任意で設定してください。
- Googleドキュメントにテキストを追加する際、更新対象のドキュメントIDや、ファイル名や投稿日時といった追加するテキスト内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
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