Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Box
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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