Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

■概要

Microsoft Teamsでのファイル共有は便利である一方、重要なファイルが送信されるたびに手作業でBoxへ格納する作業は手間がかかり、時には格納漏れといったミスが発生することもあるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが送信された際に、自動でBoxの指定フォルダへ格納処理を実行できるため、これらの課題を解消し日々の業務効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで日常的に行われるファイル共有と、それに伴うBoxへの手動格納作業に多くの時間を費やしている方
• Microsoft Teamsチャネルで共有された契約書や報告書などの重要ファイルを、Boxへ確実に、かつ漏れなく保管したい情報管理担当者の方
• ファイルの管理プロセスの自動化を通じて、チーム全体の作業効率向上と人的ミスの削減を目指すマネージャーやリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにファイルが投稿されると、フローボットが自動で検知しBoxの指定フォルダへ格納するため、これまで手作業で行っていたファイルの検索、ダウンロード、アップロードといった一連の作業時間を短縮できます。
• 手動でのファイル格納作業がなくなることで、ファイルの格納忘れ、誤ったフォルダへの保存、あるいはファイル名の変更ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、データの整合性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomのマイアプリ設定画面にて、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、そしてBoxそれぞれとの連携を完了させます。これによりYoomが各アプリへアクセスできるようになります。
2. 次に、フローボットのトリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。ここで、自動化の対象とする特定のチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションに「分岐機能」を追加します。この分岐処理では、Microsoft Teamsのメッセージにファイルが添付されているかどうかを判定し、ファイルが存在する場合のみ後続のファイル処理に進むよう条件を設定します。
4. ファイルが添付されていると判定された場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。これにより、Microsoft Teamsのメッセージに添付されたファイルの実体をYoom内に一時的にダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ステップ4でダウンロードしたファイルをBox内のあらかじめ指定したフォルダに自動でアップロードし格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションで監視対象とするチャネルIDを任意で指定可能です。
• Boxの「ファイルをアップロード」アクションにおいて、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。