Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
Box Microsoft Teams

Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
  • チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
  • 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
  • ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
  4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
  • Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項
  • Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フォルダにファイルがアップロードされたら
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    コメントオブジェクトが編集されたら
    任意のイベントが発生したら
    フォルダ内のファイルが削除されたら
    チャネルにメッセージが送信されたら
    チャットにメッセージが送信されたら
    カレンダーにイベントが登録されたら
    チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら
    特定のメッセージのスレッドに返信があったら
フローボットオペレーション
    ファイルをダウンロード
    フォルダ内の項目のリストを取得
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    ファイルをコピー
    ファイルをアップロード
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    新規ユーザーを作成
    ユーザーをグループに追加
    登録済みのWebhookを削除する
    フォルダ名を変更
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    フォルダ情報の取得
    特定フォルダのコラボレーション情報のリストを取得
    コラボレーション情報を更新
    コラボレーション情報を取得
    ファイル名を変更
    ファイルを移動
    フォルダをコピー
    コラボレーション情報を作成
    コンテンツを検索
    フォルダに共有リンクを追加
    ファイルのタグを追加、更新する
    ファイルのタグ情報を取得
    ファイルの共有リンクを作成
    チームの一覧を取得
    チームメンバーの一覧を取得
    チャネルの一覧を取得
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    チャットにメッセージを送る
    チャットの一覧を取得
    チャネルを作成
    チャネルにメッセージを送る(チャネルにメンションをする)
    カレンダーに予定を作成する(非推奨)
    ユーザーのプレゼンスを取得する
    チャネルに投稿されたメッセージに返信する
    カレンダーに予定を作成する
    フォルダ情報を取得する
    ファイルをダウンロード
    チームにメンバーを追加
    特定のメッセージの返信一覧を取得
    特定のチャネル内のメッセージ一覧を取得
    ユーザー情報を取得
フローボットトリガー
    フォルダにファイルがアップロードされたら
    コメントオブジェクトが作成されたら
    ファイル名が変更されたら
    コメントオブジェクトが編集されたら
    任意のイベントが発生したら
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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