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「Googleカレンダーの予定を定期的に集計したいけど、手作業でのコピー＆ペーストは時間がかかる…」
「チームの活動実績をまとめるために、カレンダー情報をスプレッドシートに転記しているが、入力ミスや漏れが多くて困っている…」
このように、Googleカレンダーの情報を手動でエクスポートする作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、指定した期間のGoogleカレンダーの予定を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのデータベースに自動で書き出す仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、転記作業の時間を短縮し、より重要な分析や戦略立案といった業務に集中できますよ！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーの予定を定期的にエクスポートする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleカレンダーの予定をスプレッドシートに自動エクスポートするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogleカレンダーの予定をGoogle スプレッドシートに自動で書き出すフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Googleカレンダー]／[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
指定したスケジュールになったらフローボットが起動する設定を行いましょう。
今回は、毎週金曜日の18時にフローボットが起動するように設定しました。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
設定したら「完了」をクリックします。
ステップ4：日時・日付の加算減算の設定
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、日時・日付の加算減算の設定をしていきましょう！
今回の例では、Googleカレンダーの予定を7日分取得するため、日時・日付の加算減算を使用します。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
日数・時間を指定してX日後・X日前を取得する
返還対象の日時・日付を日付変数から「今日」を選択します。
日付変数を使用することで、日付が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
以下の画像のとおり、設定して下さい。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
7日後の日付になっていることを確認しましょう。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：予定の一覧を取得する
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、Googleカレンダーから予定の一覧を取得しますよ！
テスト用に、あらかじめ予定を入れておいてくださいね。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
カレンダーIDのフィールドをクリックし、連携するカレンダーIDを選択してください。
取得する期間の開始日時は日付変数から「今日」を選択します。
取得する期間の終了日時は、前項で取得した値から「計算後の値」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されますよ。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Googleカレンダーの予定一覧が取得されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ6：コマンドオペレーション(処理繰り返し)
次に4つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得したデータを1件ずつ順番に利用するために、繰り返し処理の設定をしていきますよ！
繰り返し処理の詳細は以下のヘルプページをご参照ください。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
以下のように設定されているので、確認し「完了」をクリックします。
ステップ7：レコードを追加する
次に5つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値から、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行いますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を設定しましょう。
今回テスト用に連携するGoogle スプレッドシートは以下のとおりです。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は候補から選択しましょう。
注釈に従ってテーブル範囲を入力したら「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードの値を設定していきます。
まずは「予定のタイトルの一覧」は前項で取得した値から「予定のタイトルの一覧のループ変数」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、処理繰り返しのたびに新しい値が反映されます。
他の項目も以下の画像を参考に、前項で取得した値から選択してください。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google スプレッドシートにレコードが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ8：フローをONにし、正しく起動するかを確認
最後に、画面右上の「フローをONにする」ボタンを押し、設定したスケジュールでフローが問題なく作動するか確認します。
指定した日時にGoogle スプレッドシートを開き、Googleカレンダーの予定情報が自動で追加されていれば設定は完了です！Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
スケジュール管理やタスク管理のデータを自動で取得・整理し、通知や予定作成を自動化する仕組みを構築できます。
これにより、手動での確認や入力作業を減らし、スケジュール管理やタスク対応の効率を向上させられるでしょう。
まとめ
Googleカレンダーの予定エクスポートを自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な実績集計や活動報告のためのデータ転記作業を効率化し、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な手作業から解放され、集計されたデータを元にした分析や次のアクションの検討といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のキーワードを含む予定だけを抽出できますか？
A：
可能です。「分岐」アクションを挟むことで、特定の条件に当てはまる場合にのみ次のアクションに進めることができます。
例えば今回のフローボットの場合、「処理繰り返し」の後に「分岐」アクションを追加し、「予定のタイトルの一覧のループ変数」に特定のキーワードを含む場合を条件に設定することが可能です。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
「分岐」の設定方法
Q：Google スプレッドシート以外のツール（Notionなど）に出力できますか？
A：
可能です。その場合はGoogle スプレッドシートのアクションを一旦削除し、Notionなどとアプリ連携した後、「レコードを追加する」アクションを追加してお試しください。
Q：連携処理が失敗した場合、通知は来ますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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