Zoho Mailでメールを受信したら、Googleカレンダーに予定を作成して会議URLを通知する

■概要

打ち合わせ依頼のメールを受信した後、手動でGoogleカレンダーに予定を登録し、会議URLを発行して返信する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信するだけで、Googleカレンダーへの予定登録からGoogle MeetのURL発行、そして関係者への通知までの一連の流れを自動化できます。会議設定に関する自動化を実現し、日程調整の効率を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho MailとGoogleカレンダーを使った日程調整業務を効率化したい方
• Google Meetの会議設定に関する自動化の実現に関心がある方
• 手作業による日程調整での返信漏れや、会議URLの払い出しミスを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailの受信からカレンダー登録、返信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• Google MeetのURL発行を含む一連の作業が自動化されるので、URLの貼り忘れや予定の登録ミスといった人的なエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」アクションを設定して、打ち合わせ依頼メールなどを検知します
3. オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から日時や件名などの必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を登録します。この際、Google Meetの会議URLも自動で発行されます
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、登録された予定の詳細と会議URLを関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携する任意のアカウントIDを指定し、どのメールボックスを監視対象にするか設定してください
• Googleカレンダーで予定を作成するオペレーションでは、個人のカレンダーやチーム用の共有カレンダーなど、予定を登録したい任意のカレンダーIDを設定してください

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■注意事項

• Zoho Mail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。